Avis aux dirigeants d’entreprises, chefs de projet et Responsables des Ressources Humaines, dont une des missions est de mettre en place et d’encadrer le télétravail au sein de votre activité. Afin de répondre à cet enjeu, notre solution de gestion IOvision propose un module dédié, permettant d’effectuer un pilotage des journées travaillées en distanciel par les membres de votre équipe.
Un module télétravail intégré à IOvision : une solution pensée en distanciel
En tant que telle, l’utilisation d’IOvision facilite grandement le télétravail, en permettant d’organiser et de mettre à disposition de tous les services, les données provenant de chaque activité, centralisées dans ce système d’information. De plus, puisqu’il fonctionne comme une application web, il est accessible quel que soit l’endroit où l’on se trouve, pourvu que l’on dispose d’une connexion à internet.
Sa transversalité entre les différents métiers de votre entreprise permet également une continuité des opérations, puisque les activités des personnes en télétravail sont coordonnées avec celles des collaborateurs qui sont en présentiel, ou celles de ceux qui sont en déplacement à l’extérieur ou sur le terrain.
S’organiser et favoriser la transparence : la complexité de se retrouver ensemble en présentiel
La gestion du télétravail peut s’avérer plus ou moins compliquée en fonction de la taille de votre entreprise. Généralement, on se retrouve confronté à des situations qui nous sont inhabituelles, face aux effectifs réduits dans les bureaux, aux horaires modifiées et aux imprévus d’ordre organisationnel qui peuvent survenir.
Par exemple, quand on a besoin de se réunir en présentiel avec certains collaborateurs pour travailler conjointement sur un projet, il n’est pas toujours facile de s’y retrouver dans tous ces changements, pour obtenir un créneau commun de disponibilité. C’est sur ce point que le module télétravail d’IOvision vous rend service.
Comment se présente le module télétravail ? Ses fonctionnalités et sa souplesse
Sur l’écran d’accueil d’IOvision, à gauche, se trouvent les onglets correspondant aux différentes activités de votre entreprise. Dans l’onglet « Ressources Humaines » se situe le module télétravail. Il vous donne la possibilité de générer des journées de télétravail. Vous pouvez procéder de manière manuelle en choisissant la ou les dates auxquelles vous souhaitez que le télétravail s’applique, ou de manière automatique, en configurant une répétition pour les jours de la semaine de votre choix, ainsi que des répétitions mensuelles ou annuelles si besoin.
Une fois les dates choisies, on peut mettre en place un système de validation par un supérieur ou par les Ressources Humaines. Celles-ci sont ensuite récapitulées dans une liste par ordre de dates prévues, avec l’identifiant et le nom du collaborateur concerné. On peut aussi visualiser un planning des présences et du télétravail à travers un écran récapitulatif par équipe et par département. Ces outils permettent de communiquer votre organisation concernant le télétravail à tous les interlocuteurs souhaités, au sein de l’entreprise, afin d’organiser au mieux l’activité et l’avancée des projets. Le chef de projet peut aussi vérifier les quotas de travail de son équipe.
Ainsi, cette vision sur le planning permet d’être informé sur les jours de présence de tel ou tel collaborateur, et donc d’organiser l’allocation des ressources de travail et la rotation du personnel au sein des locaux de l’entreprise. Qu'il s'agisse de matériel ou d'outil de travail, il est possible d'anticiper leur disponibilité. De même, on peut savoir à l'avance à quel moment des bureaux seront libres ou combien de collaborateurs seront présents. Cela a également l'avantage de réguler et d'instaurer un environnement respectant les contraintes sanitaires, en ajustant le nombre de personnes en présentiel.
Garder le lien et être efficace en télétravail : des outils d'échanges adaptés
Le rôle du manager reste le même en télétravail qu’en présentiel, bien que la manière de le remplir soit différente. Le travail en distanciel ajoute de la complexité à sa tâche, mais équipé des outils de communication et de partage appropriés, le manager parviendra à maintenir la confiance et la cohésion de groupe entre ses équipes, à les structurer et à les organiser. Le choix de moyens de communication adaptés apporte une aide importante dans la réalisation de ces objectifs, et c’est une mission qu’IOvision remplit parfaitement.
La gestion du temps passé sur les projets
En tant que solution de gestion d’affaires et de projet, IOvision dispose d’un module de suivi des temps passés quotidiennement à travailler sur tel ou tel projet, par les différents collaborateurs de votre entreprise. Ces derniers peuvent saisir leur temps de travail sur IOvision pour chaque tâche d’un projet, ce qui facilite la gestion du reste à faire (temps et tâches restantes) pour le finaliser. Ainsi, même lorsque ses équipes sont en télétravail, le chef de projet peut suivre, chaque jour, leur productivité et l’évolution des projets.
Les plannings graphiques des congés et absences participent à cette organisation en distanciel, et font savoir au chef de projet les disponibilités de chacun. Ce suivi de temps passé sera aussi largement utilisé par la comptabilité, grâce au module dédié, pour émettre les factures correspondantes aux clients concernés.
Le management de la performance en télétravail et le bien-être des collaborateurs
Les tableaux de bords et indicateurs graphiques sur les projets, ainsi que les analyses et reportings présents dans IOvision sont des instruments qui aident vos collaborateurs dans le pilotage de leur activité. En tant que chef de projet, ces outils vous permettent d’animer vos équipes en mettant en place des objectifs collectifs. Cela vous aide à entretenir la cohésion et la motivation parmi les groupes de travail, chacun pouvant visualiser sa contribution à la réalisation du projet.
Or, dans cette période ou le travail collectif reste compliqué, l’entreprise permet de préserver cette dimension sociale et de conserver ce sentiment d’utilité.
