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Création d'intranet / extranet

Trop d'emails, de fichiers dispersés et d'informations perdues ? Centralisez vos échanges avec un intranet ou extranet adapté à votre organisation.

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  • Usages et profils utilisateurs définis avec vous
  • Fonctionnalités adaptées à vos processus
  • Connexions à vos outils étudiées dès le cadrage
  • Validations et accompagnement au fil du projet

Un portail adapté aux personnes qui l’utilisent

Un extranet permet d’organiser les échanges avec des utilisateurs externes : clients, partenaires ou fournisseurs. Un intranet répond aux besoins de vos équipes internes. Dans les deux cas, le projet commence par une question concrète : quelles informations et quelles actions faut-il rendre accessibles à chaque utilisateur ?

Nous partons de vos pratiques actuelles, des documents qui circulent et des démarches à simplifier. Nous définissons avec vous les fonctionnalités utiles, les profils d’accès et les échanges avec vos autres logiciels, pour concevoir un portail adapté à votre organisation.

 

 

INCLUS
À DÉFINIR AVEC VOUS

Selon votre projet, votre intranet ou votre extranet peut réunir des documents, des demandes, des validations et des informations issues de vos autres outils. Le périmètre est construit avec vous à partir des usages prioritaires.

Documents et informations

Organiser les contenus à partager et préciser qui peut les consulter, les déposer ou les modifier, selon les règles définies pour votre organisation.

Demandes et validations

Étudier les démarches à réaliser dans le portail : transmettre une demande, compléter un formulaire ou suivre les étapes d’un traitement.

Données et outils reliés

Identifier les informations à échanger avec vos logiciels métier pour définir les connexions utiles et limiter les ressaisies lorsque cela est possible.

Des portails métier développés par IOcean

 

DIF Assurances : un extranet pour ses partenaires professionnels

 

DIF Assurances a confié à IOcean le développement d’un extranet destiné à ses partenaires professionnels. Le projet comprend une connexion au système d’information et un accès direct à des informations et services.

Le retour d’expérience publié décrit notamment une fonction de demande de tarification. Le client souligne l’aide apportée pour définir le périmètre et la qualité des échanges pendant le projet.

➡️ Découvrir le projet d’extranet DIF Assurances

 

Un intranet métier pour un réseau de magasins

Pour un réseau de magasins, IOcean a développé un intranet qui rassemble des fonctions liées aux magasins, aux collaborateurs, aux congés et à la formation. Un espace documentaire complète les usages de cet outil au quotidien.

Le portail a ensuite évolué avec les besoins du réseau. Les échanges avec le client permettent de préciser les demandes, d’ajouter des fonctionnalités et de maintenir l’application dans la durée.

➡️ Explorer les usages d’un intranet métier

 

 

Création d

Des clients témoignent de notre accompagnement

« L’outil que nous avons réalisé grâce à IOcean est très bon, il a vraiment pour but de simplifier la vie des collectivités et des éco-organismes. Je le recommande ! »
Cécile des Abbayes
Gestionnaire de projet - Territeo
« Dans l’élaboration de notre projet, nous partions presque d’une feuille blanche : nous n’avions qu’un site vitrine et un extranet très limité. IOcean nous a accompagnés pour nous aider à bien définir le périmètre de notre projet et les fonctionnalités dont nous aurions besoin. Ils ont ensuite réalisé la plateforme imaginée. Ce que nous avons tout particulièrement apprécié chez IOcean, c’est la fluidité de nos échanges et la transparence. »
Jean-François Sénéchal
Directeur Adjoint chez DIF Assurance
« Nous nous sommes toujours sentis accompagnés tout au long du projet. Les engagements ont été tenus, les budgets et les délais ont été respectés. »
Sophie BEX
Responsable Marketing et Communication - Mutuelle MGC
« IOcean a été associé à la réflexion autour de C-LEST dès 2013. Ils nous ont aidé à définir la structure informatique, et à chaque fois, ils ont su adapter l’outil aux évolutions règlementaires et aux spécificités de certaines études). Lorsque nous découvrions ce qui semblait être de nouvelles contraintes, nous parvenions, avec IOcean, à les transformer en opportunités. »
Michel Detey
Fondateur de Voute
« IOcean a su nous accompagner, en nous proposant des solutions financières adaptées à notre situation lors de périodes difficiles. Leurs équipes ont toujours respecté les budgets prévus sur les différents projets ainsi que les délais de réalisation lors de nos commandes. »
Patrick Cassagne
Responsable du projet - Safer
« L’objectif était d’implémenter le paiement par carte bleue sur le site interne de réservation des repas. Le fait que ce site interne était déjà hébergé sur les serveurs d’IOcean a facilité l’implémentation de ce nouveau module. Nous sommes très satisfaits du résultat. Auparavant, nous devions régler nos repas par chèque, après les avoir réservés sur notre site interne. Ce n’était pas pratique. Désormais, nous sommes 180 à utiliser ce nouveau module de paiement. »
Hanane Taifi
Gestionnaire de trésorerie chez Bausch & Lomb

Donnez à vos collaborateurs un accès simple, sécurisé et centralisé à l'information.

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Créer votre extranet ou votre intranet : usages et méthode

Utilisateurs et besoins métier

Documents, demandes et informations à partager

Profils et règles d’accès

Connexions aux outils existants

Écrans et fonctionnalités validés avec vous

Mise en service et évolutions à organiser

 

Le portail est conçu à partir de ce que chaque utilisateur doit pouvoir consulter ou réaliser, en tenant compte de vos règles et de votre environnement.

 

Un extranet sur mesure pour vos clients et partenaires

Votre extranet peut donner à des utilisateurs externes un accès aux informations et aux démarches qui les concernent. Nous définissons avec vous les profils, les contenus et les actions à prévoir selon leurs besoins.

  • Consulter ou déposer des documents
  • Transmettre une demande et en suivre le traitement
  • Accéder à des informations liées à son organisation ou à son dossier

Ces usages sont étudiés lors du cadrage et intégrés au périmètre retenu pour votre projet.

Communication fluide entre équipes dispersées
Outil structurant adapté à votre organisation

Un intranet sur mesure pour vos équipes

Votre intranet peut rassembler des informations internes et des fonctions métier utilisées par vos collaborateurs. L’organisation des écrans et des contenus tient compte des équipes, des sites et des responsabilités de chacun.

  • Informations sur les collaborateurs et les établissements
  • Documents et ressources internes
  • Fonctions RH ou métier définies selon vos besoins

L’exemple du réseau de magasins présenté plus haut illustre cette adaptation à des usages concrets.

Comprendre vos usages avant de développer

Nous prenons le temps de comprendre comment vos équipes et vos interlocuteurs travaillent aujourd’hui. Vos documents, vos fichiers et vos échanges permettent d’identifier les difficultés et les priorités du futur portail.

  • Personnes concernées et démarches actuelles
  • Fonctions à conserver ou à créer
  • Priorités et périmètre à valider ensemble

Vous pouvez partir d’un besoin à préciser, de maquettes ou d’un cahier des charges déjà préparé.

Déploiement agile, sans rupture de service
Portail unique pour vos collaborateurs et partenaires

Définir les accès selon les profils

Les règles d’accès font partie du cadrage. Il faut préciser quelles informations chaque profil peut consulter, quelles actions il peut réaliser et qui peut administrer les utilisateurs.

  • Profils internes et externes
  • Droits de consultation et de modification
  • Règles de séparation des informations entre utilisateurs ou organisations

Les choix d’authentification et de gestion des comptes sont étudiés selon votre environnement et la sensibilité des informations.

Relier le portail aux outils utiles

Un portail peut avoir besoin d’échanger avec un logiciel métier, un annuaire ou un autre service de votre système d’information. Nous identifions les données concernées et les possibilités de connexion avant de définir les développements.

  • Informations à consulter ou à transmettre
  • Sens et fréquence des échanges
  • Interfaces disponibles et contraintes des logiciels concernés

Le périmètre des connexions est défini selon les besoins et les possibilités techniques de vos outils.

Modules sur mesure pour vos métiers
Adoption rapide grâce à une formation ciblée

Valider les écrans et préparer la mise en service

Les échanges autour des écrans et des fonctionnalités permettent de vérifier leur adéquation aux usages. Les réalisations sont présentées pour recueillir vos retours, puis les modalités de recette et de mise en service sont organisées avec vos équipes.

  • Maquettes ou démonstrations selon le projet
  • Retours des utilisateurs et validation des fonctions
  • Besoins d’accompagnement à la prise en main

Le calendrier, la formation et la documentation éventuelles sont précisés dans le périmètre de la mission.

Faire évoluer votre portail dans la durée

De nouveaux utilisateurs, de nouvelles règles ou de nouveaux services peuvent faire évoluer votre portail. Nous qualifions les demandes avec vous pour distinguer les corrections, les adaptations et les fonctionnalités supplémentaires.

  • Analyse des demandes et de leurs conséquences
  • Estimation et priorisation des évolutions
  • Maintenance et mises à jour selon l’accompagnement prévu

Vous pouvez ainsi organiser les évolutions de votre intranet ou de votre extranet au fil de vos besoins.

Un intranet qui évolue avec vous

Vous avez identifié des échanges ou des démarches à simplifier ? Décrivons ensemble le rôle de votre futur portail.

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Quel budget et quel délai pour créer votre intranet ou votre extranet ?

Le coût et le calendrier dépendent des fonctionnalités, des profils utilisateurs, des connexions à prévoir et des informations à reprendre. Un portail documentaire simple ne représente pas le même travail qu’un espace qui permet de suivre des demandes ou de réaliser des opérations métier.

Nous précisons avec vous le périmètre et les priorités du projet pour établir une estimation. Si certains besoins restent à éclaircir, une phase de cadrage peut être proposée avant de définir les développements.

 

L’intranet / extranet conçu pour fluidifier vos échanges

 

  • Les usages prioritaires
    Quels utilisateurs doivent se connecter et quelles démarches doivent-ils pouvoir réaliser dès la première version ?
  • Les profils et les accès
    Quels contenus et quelles actions faut-il prévoir pour chaque type d’utilisateur ou d’organisation ?
  • Les connexions et la reprise d’informations
    Quels échanges faut-il étudier avec vos logiciels actuels et quelles informations souhaitez-vous conserver ?
  • La validation et la mise en service
    Qui participe aux tests, à quelles échéances et avec quels besoins d’accompagnement ?

Votre intranet ou extranet devient un véritable hub numérique, qui renforce la collaboration, la sécurité et la réactivité à toutes les échelles de votre organisation.

 

Questions sur la création d’intranet et d’extranet

Comment choisir les fonctionnalités de mon intranet ou de mon extranet ?

Commencez par identifier les utilisateurs et les démarches qu’ils doivent réaliser. Les documents échangés, les demandes récurrentes et les difficultés rencontrées donnent une première base de travail. Nous vous aidons à préciser les fonctions utiles et à définir les priorités de la première version.

Quand choisir un portail sur mesure plutôt qu’une solution existante ?

Le sur mesure peut être pertinent lorsque vos processus, vos règles d’accès ou vos connexions métier demandent des adaptations importantes. Si vos besoins sont couverts par une solution existante, cela mérite aussi d’être étudié. Le cadrage permet de préciser les contraintes avant de choisir l’approche.

Le portail peut-il être connecté à notre ERP, CRM ou annuaire ?

Des connexions peuvent être développées selon les interfaces disponibles et les possibilités de vos logiciels. Il faut préciser les informations à échanger, leur fréquence et les règles applicables. Ces connexions sont étudiées et chiffrées dans le périmètre du projet.

Comment sont définis les accès aux informations ?

Le cadrage précise les profils utilisateurs et les droits associés : consultation, dépôt, modification ou validation selon les fonctions prévues. Pour un extranet, il faut aussi examiner la séparation des informations entre organisations lorsque cela est nécessaire. Les modalités d’authentification et de gestion des comptes sont définies selon votre environnement.

Combien coûte la création d’un extranet ou d’un intranet sur mesure ?

Le coût dépend du périmètre fonctionnel, des profils, des connexions et de la reprise éventuelle d’informations. Le délai dépend aussi des validations et des contraintes de mise en service. Un échange sur vos usages permet de préciser les éléments nécessaires à une estimation.

L’intranet ou extranet pourra-t-il évoluer avec notre organisation ?

Oui, nos plateformes sont conçues sur une architecture modulaire, ce qui permet d’ajouter des fonctionnalités à tout moment.

Une application métier sur mesure peut-elle devenir un intranet ou un extranet ?

Oui. Une application métier sur mesure peut être conçue ou adaptée pour proposer un intranet aux collaborateurs, un extranet aux clients ou partenaires, ou des espaces distincts pour ces publics. Le portail donne alors accès aux informations et aux démarches utiles à chacun.

Pour une application déjà en service, cette évolution nécessite d’examiner les fonctions à exposer, les profils d’accès, la séparation des données et les connexions nécessaires. L’adaptation dépend de l’architecture existante et des exigences de sécurité.

Préparons votre projet de portail métier

Dites-nous à qui s’adressera votre intranet ou votre extranet et quelles difficultés vous souhaitez résoudre. Quelques exemples de documents échangés, de demandes à traiter ou de logiciels utilisés suffisent pour préparer un premier échange.

Vous n’avez pas encore arrêté la liste des fonctionnalités ? Nous pouvons vous aider à préciser les usages et les priorités avant de définir le projet.

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