Dans le secteur de l’informatique et notamment des ESN (entreprises de services numériques), divers types de prestation existent, notamment la régie et le forfait. Quelles sont les spécificités de chacun ?
Dans les projets IT, le choix entre une prestation en régie ou une prestation au forfait informatique dépend fortement du niveau de cadrage, du budget et de la flexibilité attendue.
Un large panel de services peut être offert dans les différents domaines d’expertise informatique. Ces services correspondent aux besoins, tout aussi variés, que les clients rencontrent. Ainsi, proposer divers types de prestations et de contractualisation pour fournir ces services permet de s’adapter davantage aux enjeux selon les délais, les contraintes budgétaires, l’organisation interne, la présence ou non d’un service informatique et les objectifs finaux. Alors, entre régie ou forfait informatique, que faut-il choisir ?
Prestation en régie : bénéficier de la ressource experte en toute flexibilité
La prestation en régie est réalisée par un ou plusieurs experts, en général, au sein de l’équipe du client. Cette présence permet à cette dernière de se renforcer et de bénéficier de compétences dont elle ne dispose pas, ou pas assez, en interne.
Ce type de prestation est particulièrement pertinent pour des missions qui ne s’inscrivent pas sur une période de temps précisément définie. Les missions de support, d’assistance et d’administration peuvent être concernées, notamment :
- L’administration de bases de données
- Le soutien dans la réalisation d’applications
- L’accompagnement sur des problèmes techniques
- L’assistance à la création de systèmes embarqués
- Les missions de tests de nouveaux outils
Quel mode de facturation ?
La prestation en régie est facturée en fonction du temps de travail effectué, généralement sur une base quotidienne. On applique donc un Taux Journalier Moyen (TJM), qui correspond au montant payé pour une journée de travail réalisée par le consultant. Ce montant est généralement payé mensuellement.
Le Taux Journalier Moyen est sujet à des variations selon la mission à réaliser, l’expérience du consultant et ses compétences. La durée de la prestation est, quant à elle, déterminée selon le besoin initial, et peut être amenée à fluctuer selon l’avancée du projet.
Agilité et mode de facturation : deux choix à distinguer
Une démarche agile peut être organisée en régie ou au forfait. Elle repose notamment sur des échanges réguliers, des réalisations progressives et des décisions partagées sur les priorités.
En régie, les travaux peuvent être réorganisés dans le cadre du temps et du budget disponibles. Au forfait, des lots peuvent être définis et chiffrés successivement. Une modification du besoin nécessite alors d’examiner ses conséquences sur les engagements convenus.
Chez IOcean, des projets au forfait sont également organisés par itérations. Le fonctionnement retenu et le traitement des changements sont précisés pour le projet.
Gain de temps et partage de compétences
La flexibilité de ce type de prestation réside également dans le fait qu’il n’y a pas forcément besoin d’établir un cahier des charges précis pour le démarrage du projet. Le client gagne du temps et bénéficie d’une grande souplesse, ce qui est extrêmement confortable.
Cette flexibilité pour le client lui permet de démarrer rapidement son projet, car :
- Il n’a pas besoin de rechercher un candidat à embaucher
- Il bénéficie de compétences déjà acquises, tout en prévoyant la présentation de son métier, de ses outils et de ses contraintes.
- Il convient avec le prestataire des compétences mobilisées, de la durée de la mission et des conditions de son renouvellement ou de sa fin.
La prestation en régie est ainsi souvent favorisée par les entreprises qui se trouvent en période de haute activité et qui n’ont pas le temps nécessaire à la réalisation des tâches citées ci-dessus.
Enfin, du point de vue des Ressources Humaines, le client enrichit son équipe d’un profil dont les compétences peuvent être absentes de son entreprise, en plus d’être rares sur le marché de l’emploi. Il peut ainsi former les équipes internes sur le sujet.
Le consultant apporte aussi un angle de vue différent sur les problématiques rencontrées par l’équipe interne, une autre méthodologie, un recul parfois nécessaire qui évite les « biais » propres aux collaborateurs qui évoluent quotidiennement dans le même espace.
Prestation au forfait : le client maîtrise son budget et délimite un périmètre précis
La prestation au forfait est pratiquée pour les projets dont le cadre et les objectifs sont clairement définis et délimités dans le temps, avec un livrable à fournir à échéance. Elle concerne généralement les missions de développement et de déploiement d’outils numériques, comme :
- Le développement de site-web
- Le déploiement d’un intranet
- La réalisation de tout type d’application
- La refonte de système d’information
Un prix et des livrables définis pour un périmètre convenu
Le forfait repose sur des travaux suffisamment décrits pour convenir d’un prix et des conditions de réalisation. Les spécifications peuvent être fournies par le client ou préparées avec le prestataire, puis validées avant les développements concernés.
La proposition doit préciser les livrables, les hypothèses, les exclusions, les échéances et les critères de recette. Si le besoin évolue, les conséquences sur le périmètre, le prix et le calendrier sont examinées avant de confirmer la modification.
Quel mode de facturation ?
Le prix du forfait correspond au périmètre et aux conditions convenus. Il est établi à partir des travaux estimés, des compétences nécessaires et des éventuels achats ou services prévus.
L’échéancier de paiement est précisé dans la proposition : acompte, paiements intermédiaires ou solde selon les modalités retenues.
La visibilité budgétaire porte sur ce périmètre. Des prestations supplémentaires ou une modification des hypothèses peuvent conduire à une nouvelle estimation et à un accord complémentaire.
Le choix de l’externalisation libère vos équipes
Au forfait, le prestataire prend en charge la réalisation des travaux convenus. Vos équipes restent mobilisées pour expliquer les usages, répondre aux questions, arbitrer les priorités et participer à la recette. Cette disponibilité doit être anticipée dans le calendrier.
L’externalisation présente ainsi des avantages :
-
Si vos équipes disposent de peu de capacité de développement, le prestataire peut prendre en charge la réalisation, tandis que vous organisez leur disponibilité pour les échanges et les validations.
-
Si vous manquez de surface au sein de vos locaux pour accueillir des consultants
-
Si votre projet nécessite des compétences dont vous ne disposez pas en interne
Régie ou forfait : quel contrat choisir pour développer une application métier ?
Le forfait convient lorsque les travaux, les livrables et les critères de validation peuvent être suffisamment définis pour convenir d’un prix. La régie peut être adaptée lorsque vous recherchez des compétences mobilisables dans la durée et souhaitez ajuster régulièrement les travaux prioritaires, avec une facturation au temps passé.
Pour choisir, examinez aussi votre capacité à piloter les demandes et à participer aux validations.
| Point à examiner |
Au forfait |
En régie |
| Périmètre |
Définir les travaux et les livrables couverts par le prix convenu. |
Définir la mission et organiser la priorisation des travaux. |
| Budget |
Identifier les hypothèses, les exclusions et le traitement des changements. |
Suivre le temps consommé, les prévisions et les éventuels seuils d’alerte convenus. |
| Évolutions du besoin |
Examiner leur incidence avant de confirmer leur intégration au périmètre. |
Réorganiser les priorités en tenant compte du temps et du budget disponibles. |
| Suivi |
Vérifier l’avancement et les livrables par rapport aux engagements convenus. |
Suivre les travaux réalisés, les résultats obtenus et la consommation de temps. |
| Validations |
Préciser les critères de recette et les responsabilités de chacun. |
Organiser également les vérifications et les validations attendues. |
Si le besoin reste trop incertain pour chiffrer la réalisation, une phase de cadrage peut d’abord permettre de préciser les travaux. Un projet peut aussi être organisé en lots, chacun faisant l’objet d’un périmètre, d’une estimation et d’une décision de lancement.
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Chez IOcean, nous nous adaptons à vos besoins : quel que soit votre projet, n’hésitez pas à nous en parler; nous pourrons voir ensemble quel type de prestation est le plus approprié.
