Audit des processus métier : identifiez, analysez et optimisez vos méthodes de travail

« Faire appel à un consultant externe pour m’aider à identifier les process dans mon entreprise ? » Beaucoup de dirigeants voient cette démarche comme une perte de temps, des dépenses non-utiles voire même comme une aberration, et pourtant...

 

 

Un processus est un ensemble d'activités corrélées ou en interaction, qui utilise des éléments d'entrée pour produire un résultat escompté. Il s’agit donc, pour une organisation, de l’ensemble des contributions effectuées par les collaborateurs,  dont le but est de répondre aux objectifs de la société.

Le témoignage d'Antoine, qui a réalisé une mission pour un bureau d'étude en ingénierie

Voici un exemple tiré d’un cas pratique que nous avons eu chez l’un de nos clients, dont l’historique et les habitudes rendaient le processus de facturation très lent : le client avait investi dans un ERP (Progiciel de Gestion d’Affaire) performant et l’utilisait efficacement. Les indicateurs étaient au vert. Mais ce qui n’était pas pris en considération, entre autres, c’est que lorsque la facture, réalisée par le service facturation, était prête, elle était imprimée, déposée dans la bannette d’un autre collaborateur, qui avait pour mission de la contrôler et devait la transmettait à un autre intervenant... Des risques d'égarrer la facture, de la perte de temps...

Et ainsi, toutes ces étapes mises bout-à-bout, ralentissaient la facturation dans l’entreprise (au-delà du fait que ces impressions ne sont pas très écologiques et engendrent des frais inutiles). Or, après étude, il se trouve que l’ERP dont dispose cette entreprise, offre un workflow doté d’un système de validations multiples très bien fait et qui permet de réaliser ces mêmes tâches, plus rapidement, plus simplement et sans risque de perte / d'oubli des documents. 

En constatant cette situation, la solution est évidente. Toute la difficulté réside dans la capacité à prendre le recul et à analyser l’ensemble de ces micro tâches; tout en ayant bien sûr, une bonne compréhension des outils utilisés ou à disposition. Ainsi face à ce cas de dysfonctionnement banal, on peut imaginer qu’un peu de formation sur l’ERP résoudra la situation de façon très simple. Encore une fois, le cas est trivial, mais sans la réalisation de la cartographie des processus, l’entreprise aurait continué à réaliser la facturation de cette manière, sans la remettre en question, ni profiter des outils internes.  

C'est ainsi cette multiplicité de situations très simples, que nous vous proposons de détecter avec ces audits. Il est à noter qu’en général, il y a aussi de nombreux processus qui génèrent des cas bien plus complexes, demandant des réponses plus élaborées… Ceux-ci aussi, nous les détectons et vous proposons des solutions pour les régler !