GESTION DE PROJET INFORMATIQUE : CE QU'IL FAUT SAVOIR

Les projets informatiques sont plus complexes à gérer que d’autres types de projet. En effet, ils concernent généralement plusieurs services de votre entreprise. Ces différents services partagent parfois tous le même système d’information, et travaillent avec des outils qui, souvent, sont interconnectés. Un chef de projet informatique doit donc prendre en compte les nécessités relatives à chaque service, pour garantir le résultat attendu par tous.
 
 

Définition de la gestion de projet informatique

 
Mener à bien un projet informatique, c’est s’assurer de la mise en œuvre et de la bonne gestion du matériel et des logiciels d’une entreprise. Comme toute gestion de projet, cela demande une attention particulière sur la planification, afin d’éviter les dépassements de délais et de budget, tout en garantissant un niveau de qualité.

Que visent les projets informatiques ?

 
De nombreux secteurs peuvent être concernés, mais les projets informatiques concernent généralement :
 
- La mise en place d’un système d’information
 
- Le développement d’outils et de logiciels métier
 
- La sécurisation des données
 
- Le développement d’outil de communication, comme les intranets, les extranets et les sites web
 
- La création et la gestion des bases de données
 

Quel est le rôle du chef de projet informatique ?

 
Le chef de projet est en lien et en pilotage des développeurs du projet. Il leur communique les attentes de son client (interne ou externe), en veillant au respect des délais et du budget, en conformité avec le cahier des charges. Il est aussi en relation avec les architectes, les éventuels ergonomes et / ou UX designers, les testeurs, l’administrateur système, le scrum master… c’est lui le cœur du projet, qui permet de générer harmonie et fluidité entre l’ensemble des acteurs et l’avancée du projet.
 
Il est également responsable de l’allocation des ressources, humaines et matérielles, ainsi que de la communication auprès des différentes parties-prenantes.
 
En plus de son leadership, il doit avoir une bonne connaissance des technologies de l’information. Par la veille informationnelle qu’il pratique, il est au courant des avantages et inconvénients des outils utilisés par les entreprises de tailles et de secteurs similaires à la sienne. Cela lui donne des pistes de réflexion, qui l’aident à résoudre différents problèmes et obstacles à travers les projets dont il s’occupe.
 
 

Quelles difficultés doit-il surmonter ?

 
- L’informatique est très évolutive. Les technologies évoluent en permanence, à un rythme soutenu. Cela induit un problème : le risque de voir son projet devenir obsolète avant même qu’il soit achevé.
 
Pour éviter cela, chez IOcean, nous travaillons avec des technologies évolutives et assurons le suivi de nos développements sur le long terme. Cela nous permet de faire évoluer les outils que nous avons développés pour vous, même après plusieurs années, pour les moderniser.
 
- La gestion des contretemps et du budget est, bien souvent, la principale difficulté. Si plusieurs services de votre entreprise sont concernés par le projet informatique en cours, le moindre contretemps peut mettre en pause la totalité du projet, du fait de la dépendance existante entre chaque service. Provoquant des délais plus longs, ils peuvent être la conséquence de dépassements de budget.
 

Quelles sont les étapes de la gestion de projet informatique ?

 
Le cycle de vie d’un projet se compose généralement de cinq étapes, que le chef de projet va suivre pour décomplexifier au maximum chaque tâche.
 
 

L’initiation du projet

 
Lors de cette première étape, il faut déterminer le besoin qu’à l’entreprise à se lancer dans son projet, ainsi que la viabilité de celui-ci. La maîtrise d’ouvrage amène à se poser les questions suivantes :
 
- Quelles sont les attentes, d’un point de vue fonctionnel, du client (interne ou externe) ? quel problème ou à quelle situation souhaite-t-il palier ?
 
- A-t-on les moyens de l’aboutir avec succès, et pourra-t-on le pérenniser sur le long terme ?
 
- Est-il réalisable par les équipes en interne, ou faut-il faire appel à un prestataire ?
 
- Les ressources et les délais dont on dispose sont-ils suffisants ?
 
- Quelles spécifications pour notre future solution ?

Le chiffrage et la planification

 
C’est à ce stade qu’intervient l’identification des risques, l’établissement des objectifs et la définition du budget. Le Chef de projet est, dès lors, assisté par les équipes projet, avec qui il partage la feuille de route des différentes étapes.
 
 

La réalisation

 
Les différents livrables qui composent le projet sont créés à cette étape par l’équipe projet. Le chef de projet doit déléguer les tâches, et assure le rôle d’intermédiaire entre chaque membre pour faciliter la communication. Dans le cadre de projets agiles, il est étroitement accompagné et soutenu par le scrum master.
 
En cas d’évolution du projet, à la fin d’un sprint, par rapport à sa description initiale, le chef de projet doit revoir la feuille de route et ajuster les ressources et les délais en conséquence.

Le suivi

 
Cette étape se déroule  durant tout le projet. Il s’agit de suivre l’avancée de vos équipes, en temps réel, afin de veiller :
 
- Au respect des délais
 
- À la maîtrise du budget
 
- À la conformité du travail effectué en rapport avec les attendus
 
- À la gestion des imprévus
 
 

La rétrospective et clôture du projet

 
C’est le moment de faire le point sur le résultat et d’évaluer ce qui a bien fonctionné, et ce qui pourrait être amélioré. Le produit fini peut désormais être livré au client, ou à l’équipe concernée si le projet a été réalisé en interne.

Quels outils utiliser pour sa gestion de projet informatique ?

 
Notre cœur de métier est aussi bien axé sur la prestation de services informatiques que sur l’édition de logiciels. Notre expérience des projets informatiques nous a amené à concevoir l’outil idéal pour nous aider dans nos réalisations : IOvision
 
IOvision est une solution de gestion et de pilotage d’entreprise (ERP), doté d’un module de gestion de projet, orienté sur la prestation de services. C’est donc l’outil tout indiqué pour assurer la gestion de projets informatiques.

Planification et suivi simplifiés

 
Essentielle à la gestion de vos projets, la planification vous permet de coordonner vos ressources humaines et matérielles. Si bien qu’à tout moment, il est possible de savoir sur quels projets travaillent les collaborateurs et de voir combien de temps il est prévu qu’ils y passent.
 
De même, les données relatives aux ressources humaines vous indiquent si des collaborateurs sont en congés, en formation ou en arrêt maladie. Vous pouvez ainsi vous organiser en conséquence pour assurer la bonne continuité de vos projets.
 
 

Gérez chaque étape de vos projets en souplesse

 
Le chef de projet peut gérer son propre découpage des tâches à réaliser. Le diagramme de Gantt lui permet de visualiser ces tâches dans le temps, ce qui l’aide à les prioriser.
 
S’il doit piloter plusieurs projets simultanément, le diagramme de Pert l’aide à organiser la répartition des ressources entre eux.

Le reste à faire n’est pas en reste

 
Chaque projet n’est pas dénué d’imprévus. Si une tâche n’a pas été réalisée dans le temps escompté, IOvision permet la réévaluation du temps nécessaire pour réaliser vos projets. Le chef de projet peut ensuite communiquer avec son client et réajuster, au plus tôt, la durée de l’étape en question sur le planning.
 
 

La saisie des temps de travail

 
Les collaborateurs saisissent le temps qu’ils passent à travailler sur leurs différentes missions. Le chef de projet peut donc constater la charge sur chacune des tâches. Il peut ainsi vérifier que ses équipes ont bien rempli les missions qu’il leur a affectées. Il peut aussi réévaluer à tout moment les estimations.

Exemples de projets réalisés par IOcean

 
La conduite de projet informatique étant au cœur de notre activité, de nombreux clients nous confient les leurs. Ils sont réalisés sur mesure, selon leurs attentes ; et en étroite collaboration avec les équipes de nos clients. Nous en assurons aussi la maintenance, la supervision et l’évolution des solutions mises en place.

Une plateforme pour organiser les paiements anonymes

 
Voute est l’interlocuteur des laboratoires pharmaceutiques et des CRO (organisations de recherche sous-contrat). Dans le cadre de leurs recherches, les CRO doivent procéder à des essais cliniques en suivant une réglementation précise.
 
La loi prévoit la prise en charge, par le promoteur de l’essai clinique, des frais engagés par le participant à un essai. Le promoteur doit donc payer ces frais au participant, mais il doit le faire sans accéder aux données personnelles de celui-ci. Il s’agit d’une mesure d’éthique et de protection de la vie privée.
 
Voute intervient donc comme l’intermédiaire entre le promoteur de l’essai clinique et le participant, pour organiser le paiement anonyme par le promoteur.
 
IOcean a donc développé une plateforme pour organiser ces paiements, en prenant en compte la question de l’anonymat, qui s’oppose à celle de la traçabilité financière et comptable. Il a donc fallu créer un outil qui concilie les textes de loi qui régissent les essais cliniques, le paiement et la comptabilité.
 

Un système d’information sécurisé et sur mesure

 
Dans le cadre de son développement à long terme, le Fonds d’action social du travail temporaire (FASTT) souhaitait un système d’information dont il garderait l’entière maîtrise. Pour cela, il fallait développer une solution open-source, évolutive, sans licence et sans dépendance éditoriale.
 
Pour réaliser ce projet, nous avons dû prendre en compte plusieurs paramètres :
 
- Créer un système d'information (SI) qui soit capable de communiquer avec tous les tiers partenaires, ceux-ci possédant leurs propres solutions métiers.
 
- Bien que très ouvert sur l'externe, le système d'information devait être extrêmement fiable et sécurisé. Il était essentiel de garantir la confidentialité des nombreuses données sensibles sur les bénéficiaires.
 
- Le système d'information développé devait permettre au FASTT de conserver une totale maîtrise sur ses évolutions ultérieures et sur ses données.

Développement d’une application mobile collaborative

 
La Clinique Oudinot souhaitait proposer à ses patients un outil collaboratif de partage d’informations entre patients, médecins et équipe soignante, accessible au plus grand nombre et facile d’utilisation.
 
Pour répondre au mieux aux attentes de nos clients et à celles de ces utilisateurs, nous avons conçu une application avec :
 
- La possibilité d’utilisation en mode “hors connexion”
 
- Une connexion sécurisée via l’application
 
- Une interface patient adaptée et très simple d'utilisation
 
- Un accès au dossier de suivi patient
 
 
Et vous, quel est votre projet ?