Quels sont les avantages de la dématérialisation des flux ?
Pourquoi les dématerialiser ? L’objectif essentiel est d’éviter la manipulation humaine lors des échanges de données, car celle-ci est cause d’erreur, de délais, de perte d’information. On est sur un cas pour lequel l’automatisation des tâches de saisie permet de gagner du temps qui peut être utilisé sur d’autres missions à plus de valeur ajoutée. Le seul temps qu’il faudra conserver et qui reste nécessaire, est celui du contrôle et de la validation de ces flux.
Une meilleure organisation de vos documents
L’organisation de vos documents s’en trouve simplifiée. Quel que soit le canal de diffusion par lequel une information vous parvient, elle suit un process automatisé et bien défini. Elle se trouve rangée à sa place, sans risque de perte. Ce lieu étant bien identifié, elle pourra être retrouvée très facilement (le cas échéant, un moteur de recherche interne pourra même en faciliter la démarche si besoin). Elle sera de plus, partagée en temps réel à tous les collaborateurs concernés. La fluidité du procces, comme la réactivité du service, s’en trouvent ainsi améliorés.
Dans le cas du GIE, nous mettons également en place un système permettant de prioriser certains flux par rapport à d’autres, afin de mieux optimiser leur traitement.
Une productivité augmentée
Cette réactivité participe à l’augmentation de la productivité. Vous gagnez du temps en retrouvant facilement l’information, classée et indexée par mots-clés, que vous recherchez. Vous bannissez donc les actions chronophages pour vous concentrer sur ce qui constitue une vraie valeur ajoutée.
Des charges diminuées
La réduction des coûts va de pair avec l’écoresponsabilité qu’engendre un projet de dématérialisation des flux, puisque vous éliminez les coûts liés aux expéditions postales de documents, ainsi que les coûts de stockage des documents papiers, de leurs impressions et de leurs photocopies.
Le GIE SIIS travaille notamment en relation avec des notaires dans le cadre de projets résidentiels. Ces derniers doivent, par exemple, prévenir le GIE lorsqu’une vente se réalise, afin d’en vérifier la conformité. Ils émettent donc un flux. Le GIE reçoit environ 40 000 flux par an pour tout type d’échange; leur dématérialisation permet donc d’économiser 40 000 envois de courriers tous les ans.