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LA DÉMATÉRIALISATION DES FLUX, UNE ÉTAPE ESSENTIELLE DE LA DIGITALISATION

La dématérialisation des flux représente une étape essentielle vers la transformation digitale des entreprises. Pour une grande majorité d’entre elles, la conservation et l’archivage, de tout document, sous format électronique, est une avancée majeure, qui leur permet d’accélérer leurs processus de fonctionnement. Cette étape s’inscrit, de plus, directement dans une démarche écoresponsable, car elle a notamment pour objectif de mettre en œuvre la politique du « zéro papier » en entreprise.
 
 

Le projet de digitalisation des flux pour le GIE SIIS

 
IOcean travaille actuellement sur ce sujet, par la création d’un outil de reprise de données, afin de dématerialiser les flux entrants et sortants du Groupement d’Intérêt Économique SIIS. Ce GIE regroupe aujourd’hui, sur l’ensemble du territoire français, les 18 Sociétés d’Aménagement Foncier et d’Établissement Rural (SAFER).
 
Les SAFER sont des sociétés anonymes à but non-lucratif, dont le rôle est d’aider les porteurs de projet (agricole, artisanal, de service, résidentiel ou environnemental) à s’installer en milieu rural. Leur objectif est, notamment, de faire coïncider ces projets avec l’intérêt général et les politiques locales.
 
Le GIE SIIS externalise une partie de ses projets informatiques, et travaille depuis longtemps avec IOcean pour ses travaux de maintenance applicative, d’infogérance et de développements.

Quels sont les avantages de la dématérialisation des flux ?

 
Pourquoi les dématerialiser ? L’objectif essentiel est d’éviter la manipulation humaine lors des échanges de données, car celle-ci est cause d’erreur, de délais, de perte d’information. On est sur un cas pour lequel l’automatisation des tâches de saisie permet de gagner du temps qui peut être utilisé sur d’autres missions à plus de valeur ajoutée. Le seul temps qu’il faudra conserver et qui reste nécessaire, est celui du contrôle et de la validation de ces flux.
 
 

Une meilleure organisation de vos documents

 
L’organisation de vos documents s’en trouve simplifiée. Quel que soit le canal de diffusion par lequel une information vous parvient, elle suit un process automatisé et bien défini. Elle se trouve rangée à sa place, sans risque de perte. Ce lieu étant bien identifié, elle pourra être retrouvée très facilement (le cas échéant, un moteur de recherche interne pourra même en faciliter la démarche si besoin). Elle sera de plus, partagée en temps réel à tous les collaborateurs concernés. La fluidité du procces, comme la réactivité du service, s’en trouvent ainsi améliorés.
 
Dans le cas du GIE, nous mettons également en place un système permettant de prioriser certains flux par rapport à d’autres, afin de mieux optimiser leur traitement.
 
 

Une productivité augmentée

 
Cette réactivité participe à l’augmentation de la productivité. Vous gagnez du temps en retrouvant facilement l’information, classée et indexée par mots-clés, que vous recherchez. Vous bannissez donc les actions chronophages pour vous concentrer sur ce qui constitue une vraie valeur ajoutée.
 
 

Des charges diminuées

 
La réduction des coûts va de pair avec l’écoresponsabilité qu’engendre un projet de dématérialisation des flux, puisque vous éliminez les coûts liés aux expéditions postales de documents, ainsi que les coûts de stockage des documents papiers, de leurs impressions et de leurs photocopies.
 
Le GIE SIIS travaille notamment en relation avec des notaires dans le cadre de projets résidentiels. Ces derniers doivent, par exemple, prévenir le GIE lorsqu’une vente se réalise, afin d’en vérifier la conformité. Ils émettent donc un flux. Le GIE reçoit environ 40 000 flux par an pour tout type d’échange; leur dématérialisation permet donc d’économiser 40 000 envois de courriers tous les ans.

Une sécurité renforcée

 
La sécurité et la confidentialité de vos données sont renforcées, car le fait de les dématerialiser vous permet de les protéger contre tout danger de détérioration. Elles sont également prémunies du risque d’un mauvais archivage que subissent souvent les vieux documents papiers. Enfin, la dématerialisation permet d’éviter les papiers qui traînent à la vue de tout le monde. Côté sécurité, le système est complètement protégé. Il est même possible d’y intégrer une logique de mot de passe permettant de n’y donner accès qu’aux personnes concernées par le sujet.
 
Depuis l’arrivée des emails, d’immenses progrès ont été réalisés pour cesser l’utilisation du papier, gagner en rapidité et en organisation. Aller vers plus de simplification dans la gestion d’une entreprise, c’est, progressivement, supprimer tous les domaines dans lesquels il y a ces risques d’erreur, de perte ; c’est aller vers plus de digitalisation dans tous ces échanges. Et c’est un véritable progrès, tant dans la gestion que pour les collaborateurs !