Comment mieux communiquer vos processus ?
Il peut arriver que vos collaborateurs aient l’impression que l’entreprise ne dispose pas de cette documentation ; or il s’avère souvent que le manque d’accessibilité de celle-ci, son abondance de jargon technique et le volume important de ses descriptions représentent des freins à sa consultation.
Si votre documentation n’est pas organisée et adaptée à l’audience pour laquelle elle est destinée, elle ne sera pas utilisée et ne fournira aucun bénéfice.
Personnalisez vos processus en fonction des profils métiers
La consultation de ces informations doit être rapide. Pour cela, privilégiez les messages courts, qui accélèrent la lecture et la compréhension des descriptions.
Pour les utilisateurs non-informaticiens, la documentation doit être axée sur les procédures, et non pas sur l’applicatif en mode opératoire.
Personnalisez votre documentation en fonction du profil des utilisateurs et de leurs cas d’usage. De quelles informations a besoin un chef de service qui crée une commande d’achat dans son ERP ? Quels documents peuvent aider un commercial en déplacement à optimiser l’utilisation de son CRM ? Etc.
En adaptant votre documentation aux profils et cas d’usage des utilisateurs, vous évitez de tout documenter. Cela agit comme un tri entre les processus nécessaires, et ceux qui ont moins d’utilité. Vous vous concentrez ainsi sur l’information essentielle et gagnez du temps dans l’établissement de votre documentation.
Testez vos processus
De même que pour vos outils informatiques, il est important de tester vos processus avant de les déployer auprès de vos équipes. Pour cela, multipliez les échanges entre l’équipe qui a défini les processus et les équipes qui sont amenées à les utiliser. Tout en incluant, en amont, les utilisateurs dans la définition même de ceux-ci.
L’objectif est que les utilisateurs communiquent leurs retours d’expérience à l’équipe de production, afin de vérifier que la documentation correspond bien aux besoins métiers et fonctionnels de ses futurs utilisateurs.