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PRESTATIONS EN RÉGIE OU AU FORFAIT : QUELLES DIFFÉRENCES, QUE CHOISIR ?

Dans le secteur de l’informatique et notamment des ESN (entreprises de services numériques), divers types de prestation existent, notamment la régie et le forfait. Quelles sont les spécificités de chacun ?
 
Un large panel de services peut être offert dans les différents domaines d’expertise informatique. Ces services correspondent aux besoins, tout aussi variés, que les clients rencontrent. Ainsi, proposer divers types de prestations et de contractualisation pour fournir ces services permet de s’adapter davantage aux enjeux selon les délais, les contraintes budgétaires, l’organisation interne, la présence ou non d’un service informatique et les objectifs finaux.
 
 

Prestation en régie : bénéficier de la ressource experte en toute flexibilité

 
La prestation en régie est réalisée par un ou plusieurs experts, en général, au sein de l’équipe du client. Cette présence permet à cette dernière de se renforcer et de bénéficier de compétences dont elle ne dispose pas, ou pas assez, en interne.
 
Ce type de prestation est particulièrement pertinent pour des missions qui ne s’inscrivent pas sur une période de temps précisément définie. Les missions de support, d’assistance et d’administration peuvent être concernées, notamment :
 
- L’administration de bases de données
 
- Le soutien dans la réalisation d’applications
 
- L’accompagnement sur des problèmes techniques
 
- L’assistance à la création de systèmes embarqués
 
- Les missions de tests de nouveaux outils
 
 

Quel mode de facturation ?

 
La prestation en régie est facturée en fonction du temps de travail effectué, généralement sur une base quotidienne. On applique donc un Taux Journalier Moyen (TJM), qui correspond au montant payé pour une journée de travail réalisée par le consultant. Ce montant est généralement payé mensuellement.
 
Le Taux Journalier Moyen est sujet à des variations selon la mission à réaliser, l’expérience du consultant et ses compétences. La durée de la prestation est, quant à elle, déterminée selon le besoin initial, et peut être amenée à fluctuer selon l’avancée du projet.

La prestation en régie, appropriée pour la méthode agile

 
La méthode agile consiste à réaliser le développement d’un projet en avançant par étapes, afin de pouvoir faire des ajustements au fur et à mesure et d’être au plus proche du besoin. Au terme de chacune des étapes (sprints), il est donc possible de faire évoluer certaines spécifications du projet, dont on s’est aperçu qu’elles n’étaient pas tout à fait exactes ou qu’elles n’avaient pas pris en compte l’ensemble des cas.
 
Cette méthode implique d’avoir une certaine souplesse sur les délais, car ces changements de cap peuvent parfois avoir un impact sur la durée globale du projet.
 
La prestation en régie s’adapte donc particulièrement bien à la méthode agile, car elle supprime un carcan. Elle donne aux équipes la capacité de concevoir le produit de façon qualitative, en adéquation avec les attentes des utilisateurs.
 
Les délais, et donc le coût estimé initialement, pourraient en subir quelques conséquences, mais les gains liés à cette méthode restent nombreux. Ce qui est certain, c’est que le produit final sera beaucoup plus pertinent s’il a été réalisé dans ce cadre.
 
Le principe de la prestation en régie se base sur l’obligation de moyen, du prestataire à l’égard du client. Cela signifie qu’il revient au consultant de mettre en oeuvre toutes les  compétences dont le client a besoin pour réaliser ses objectifs.
 
 

Gain de temps et partage de compétences

 
La flexibilité de ce type de prestation réside également dans le fait qu’il n’y a pas forcément besoin d’établir un cahier des charges précis pour le démarrage du projet. Le client gagne du temps et bénéficie d’une grande souplesse, ce qui est extrêmement confortable.
 
Cette flexibilité pour le client lui permet de démarrer rapidement son projet, car :
 
- Il n’a pas besoin de rechercher un candidat à embaucher
 
- Il n’a pas besoin de former le consultant
 
- Il choisit l’expert qu’il souhaite, et s’en sépare quand il le veut / quand la mission est achevée
 
La prestation en régie est ainsi souvent favorisée par les entreprises qui se trouvent en période de haute activité et qui n’ont pas le temps nécessaire à la réalisation des tâches citées ci-dessus.
 
Enfin, du point de vue des Ressources Humaines, le client enrichit son équipe d’un profil dont les compétences peuvent être absentes de son entreprise, en plus d’être rares sur le marché de l’emploi. Il peut ainsi former les équipes internes sur le sujet.
 
Le consultant apporte aussi un angle de vue différent sur les problématiques rencontrées par l’équipe interne, une autre méthodologie, un recul parfois nécessaire qui évite les « biais » propres aux collaborateurs qui évoluent quotidiennement dans le même espace.

Prestation au forfait : le client maîtrise son budget et délimite un périmètre précis

 
La prestation au forfait est pratiquée pour les projets dont le cadre et les objectifs sont clairement définis et délimités dans le temps, avec un livrable à fournir à échéance. Elle concerne généralement les missions de développement et de déploiement d’outils numériques, comme :
 
- Le développement de site-web
 
- Le déploiement d’un intranet
 
- La réalisation de tout type d’application
 
- La refonte de système d’information
 
 

Un engagement de résultats

 
La prestation au forfait est basée sur le principe de l’engagement de résultats. En amont, le client devra réaliser un cahier des charges précis, sur lequel le prestataire fera une proposition indiquant un montant et des délais, qu’il devra respecter. Ce contexte est donc plus contraint. En effet, si le client souhaite faire des changements en cours de développement, il faudra peut-être revoir les conditions du contrat contrat selon l’ampleur de ceux-ci. Cependant, le forfait offre davantage de garantie au client par rapport à l’engagement du prestataire.
 
 

Quel mode de facturation ?

 
Contrairement à la prestation en régie, le montant est fixe, et doit être payé à la date à laquelle la livraison du projet est prévue (avec, en général, une partie en acompte, et parfois, des paiements intermédiaires selon la durée du projet).
 
Pour ce type de prestation, le montant est calculé selon l’estimation réalisée par le prestataire sur la durée et le nombre de consultants impliqués. Il peut aussi prendre en compte des achats intrinsèques au projet.
 
Le client peut donc se baser sur le budget défini au départ, qui ne sera pas dépassé. Il  a donc une maîtrise plus importante du coût et des délais.
 
 

Le choix de l’externalisation libère vos équipes

 
Au-delà de l’expression du besoin, la prestation au forfait n’implique pas les membres de l’équipe du client. Ce sont les consultants en charge du projet qui s’occupent de la réalisation totale de celui-ci, selon ce qui a été établi dans le cahier des charges.
 
L’externalisation présente ainsi des avantages :
 
- Si vos équipes sont déjà occupées par plusieurs projets en cours, l’externalisation vous permet de ne pas avoir à prioriser ces derniers par rapport aux autres
 
- Si vous manquez de surface au sein de vos locaux pour accueillir des consultants
 
- Si votre projet nécessite des compétences dont vous ne disposez pas en interne
 
 
Chez IOcean, nous nous adaptons à vos besoins : quel que soit votre projet, n’hésitez pas à nous en parler; nous pourrons voir ensemble quel type de prestation est le plus approprié.