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INTERVIEW ANTOINE

« Faire appel à un consultant externe pour m’aider à identifier les process dans mon entreprise ? » Beaucoup de dirigeants voient cette démarche comme une perte de temps, des dépenses non-utiles voire même comme une aberration, et pourtant...

 

Commençons par le commencement et rappelons : qu’est-ce qu’un processus au sein d’une entreprise ?

Un processus est un ensemble d'activités corrélées ou en interaction, qui utilise des éléments d'entrée pour produire un résultat escompté. Il s’agit donc, pour une organisation, de l’ensemble des contributions effectuées par les collaborateurs dont le but est de répondre aux objectifs de la société.

L’approche proposée est d’interviewer les différents collaborateurs référents des différents métiers de l’entreprise afin de réaliser dans un document, la description des différentes tâches réalisées et de comprendre pourquoi vous faites ces tâches.

Il est évident que la connaissance précise des activités de l'entreprise, leur utilité et leur séquencement est un plus indéniable pour qui entend atteindre la performance recherchée. Ce document sera un outil d’aide à la décision et aidera à l’agilité, pour améliorer ou changer des processus.

Il sera d’ailleurs particulièrement adapté lors du choix d’un outil informatique : En effet, cet audit vous permettra d’identifier les fonctionnalités du logiciel qui correspond ou non à votre méthode de travail.


Au 1er abord, la connaissance des activités de l’entreprise et les besoins semble triviale ; pourtant, c’est un exercice qui demande du temps et de la précision. Le fait de se poser et de décrire le travail de tous les jours permet de se poser des questions sur une mécanique bien huilée. Un intervenant externe, ne connaissant pas ces processus aura plus facilement un esprit critique et posera forcément la question du pourquoi vous faites cela.

Lors de la réalisation de cet audit, l’ensemble des activités sera étudié de façon neutre et nous interviewerons les différents acteurs pour bien connaître leurs rôles, leurs tâches ainsi que leur façon de les réaliser. Cet audit va donc lister les différents processus, la matérialisation sous forme graphique permet de voir les flux et aidera son analyse.

Tous le long de ce travail, nous aurons une liste des éléments à travailler avec éventuellement des suggestions, qui vous permettrons d’améliorer, optimiser vos tâches quotidiennes et ainsi avoir une meilleure rentabilité.

Voici un exemple tiré d’un cas pratique que nous avons eu chez l’un de nos clients, dont l’historique et les habitudes rendait le processus de facturation très lent : le client avait investi dans un ERP (Progiciel de Gestion d’Affaire) performant et l’utilisait, globalement, de façon tout à fait pertinente. Les indicateurs étaient au vert. Mais ce qui n’était pas pris en considération, c’est que lorsque la facture, réalisée par le service facturation, était prête, elle était imprimée, déposée dans la bannette d’un autre collaborateur qui avait pour mission de la contrôler et devait la transmettait à un autre intervenant... 

Toutes ces étapes mises bout-à-bout ralentissent la facturation dans l’entreprise (au-delà du fait que ces impressions ne sont pas très écologiques et engendrent des frais d’impression inutiles). Or, après étude, il se trouve que l’ERP dont dispose cette entreprise, offre un workflow doté d’un système de validations multiples extrêmement bien fait et permettrait de réaliser ces mêmes tâches plus rapidement, plus simplement et sans risque de perte. 

En constatant cette situation, la solution est évidente. Toute la difficulté réside dans la capacité à prendre le recul et à analyser l’ensemble de ces micro tâches, tout en ayant une bonne compréhension des outils utilisés. Ainsi face à ce cas de dysfonctionnement banal ; on peut imaginer qu’un peu de formation sur l’ERP résoudra la situation de façon très simple. Encore une fois, le cas est trivial, mais sans la réalisation de la cartographie des processus, l’entreprise aurait continué à réaliser la facturation de cette manière, sans la remettre en question, ni profiter des outils internes. 

Et c’est cette multiplicité de situations très simples que nous vous proposons de détecter avec ces audits. Il est à noter qu’en général, il y a aussi de nombreux processus qui sont des cas bien plus complexes, demandant des réponses plus élaborées… Ceux-ci aussi, nous les détectons et vous proposons des solutions pour les régler.