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DU CONSEIL SUR VOS PROCESSUS MÉTIERS

« Faire appel à un consultant externe pour m’aider à identifier les process dans mon entreprise ? » Beaucoup de dirigeants voient cette démarche comme une perte de temps, des dépenses non-utiles voire même comme une aberration, et pourtant...

Commençons par le commencement et rappelons : qu’est-ce qu’un processus au sein d’une entreprise ?

Un processus est un ensemble d'activités corrélées ou en interaction, qui utilise des éléments d'entrée pour produire un résultat escompté. Il s’agit donc, pour une organisation, de l’ensemble des contributions effectuées par les collaborateurs,  dont le but est de répondre aux objectifs de la société.

 

Quel est l'objectif de cette approche ?

L’approche proposée est d’interviewer les collaborateurs référents des différents métiers de l’entreprise, afin de réaliser dans un document, la description de l'ensemble des tâches réalisées et de comprendre pourquoi chacun effectue ces tâches.

Avoir mis à plat la description précise des activités de l'entreprise, leur utilité et leur séquencement permet d'analyser cet ensemble et de l'améliorer. C'est un plus indéniable pour qui entend atteindre une meilleure performance. Ce document sera un outil d’aide à la décision et offrira l’agilité nécessaire, pour faire évoluer ou changer des processus.

Cette démarche sera d’ailleurs particulièrement adaptée et intéressante en amont du choix d’un outil informatique : cet audit permettra d’identifier précisément les fonctionnalités nécessaires au logiciel recherché et sa bonne adéquation face aux méthodes et modes de fonctionnement internes.

 

Quelle va être la démarche du consultant ?

On pourrait penser au 1er abord, que la connaissance des activités de l’entreprise et ses besoins est quelque chose de trivial ; pourtant, c’est un exercice qui demande du temps et de la précision. Le fait de se poser et de décrire le travail de tous les jours, permet de s'interroger et de remettre en question une mécanique peut-être pas toujours bien huilée. Un intervenant externe, ne connaissant pas ces processus, aura plus facilement un esprit critique et posera clairement la question du "pourquoi fait-on cela".

Lors de la réalisation de cet audit, l’ensemble des activités sera étudié de façon neutre et nous interviewerons les différents acteurs pour bien connaître leurs rôles, leurs tâches ainsi que leur façon de les réaliser. Cet audit va ainsi matérialiser les différents processus sous forme graphique, permettant d'identifier les flux et d'éclairer l'analyse.

Tous le long de ce travail, il y aura en permanence des suggestions, ayant pour but d’améliorer, d'optimiser vos tâches quotidiennes et ainsi, d'avoir à terme, une meilleure rentabilité.

 

Le témoignage d'Antoine, qui a réalisé une mission pour un bureau d'étude en ingénierie

 

Voici un exemple tiré d’un cas pratique que nous avons eu chez l’un de nos clients, dont l’historique et les habitudes rendaient le processus de facturation très lent : le client avait investi dans un ERP (Progiciel de Gestion d’Affaire) performant et l’utilisait efficacement. Les indicateurs étaient au vert. Mais ce qui n’était pas pris en considération, entre autres, c’est que lorsque la facture, réalisée par le service facturation, était prête, elle était imprimée, déposée dans la bannette d’un autre collaborateur, qui avait pour mission de la contrôler et devait la transmettait à un autre intervenant... Des risques d'égarrer la facture, de la perte de temps...

Et ainsi, toutes ces étapes mises bout-à-bout, ralentissaient la facturation dans l’entreprise (au-delà du fait que ces impressions ne sont pas très écologiques et engendrent des frais inutiles). Or, après étude, il se trouve que l’ERP dont dispose cette entreprise, offre un workflow doté d’un système de validations multiples très bien fait et qui permet de réaliser ces mêmes tâches, plus rapidement, plus simplement et sans risque de perte / d'oubli des documents. 

En constatant cette situation, la solution est évidente. Toute la difficulté réside dans la capacité à prendre le recul et à analyser l’ensemble de ces micro tâches; tout en ayant bien sûr, une bonne compréhension des outils utilisés ou à disposition. Ainsi face à ce cas de dysfonctionnement banal, on peut imaginer qu’un peu de formation sur l’ERP résoudra la situation de façon très simple. Encore une fois, le cas est trivial, mais sans la réalisation de la cartographie des processus, l’entreprise aurait continué à réaliser la facturation de cette manière, sans la remettre en question, ni profiter des outils internes. 

 

C'est ainsi cette multiplicité de situations très simples, que nous vous proposons de détecter avec ces audits. Il est à noter qu’en général, il y a aussi de nombreux processus qui génèrent des cas bien plus complexes, demandant des réponses plus élaborées… Ceux-ci aussi, nous les détectons et vous proposons des solutions pour les régler !