La force de l'ERP IOvison, logiciel d'affaire et de projet, c'est de permettre aux entreprises d’effectuer un pilotage à 360° de leurs activités.
SABINE CARILLO-BEGON, CONSULTANTE IOVISION
Comment a démarré votre collaboration avec IOcean ?
Ma collaboration avec IOcean a démarré fin 2003. Au départ, je travaillais avec Nicolas Bertrand et Christophe Champion sur Paris, puis nous nous sommes retrouvés dans le sud de la France quelques années plus tard. À cette époque, j’ai commencé à intervenir ponctuellement pour IOvision sur de la rédaction de manuels de formation destinés aux utilisateurs, puis j’ai commencé à opérer chez les clients d’IOcean pour l’implémentation d’IOvision.
À ce moment-là, je travaillais avec Antoine Lay (Responsable du département édition d’IOvision), qui traitait surtout la partie technique. Pour ma part, je m'occupais des formations et les réunions avec les clients, notamment pour décider des choix de paramétrage de l’outil. C’est-à-dire un rôle plutôt fonctionnel.
Auprès de quels clients avez-vous notamment implémenté IOvision ?
J’ai notamment participé à son installation chez INEO, chez Biotope, ainsi que pour le CEIS, qui fait du conseil en stratégie pour les situations de crise. Le CEIS utilise beaucoup la fonctionnalité de saisie des temps et de suivi d’avancement de leurs projets. Pour eux, il est important de pouvoir facturer au plus près du temps effectif qu’ils ont passé sur leurs missions.
Comment se déroulaient ces mises en place ?
Nicolas Bertrand s’occupait des avant-ventes et analysait les besoins des clients. Au début, IOvision était encore relativement récent, et presque chaque nouveau client avait des demandes de fonctionnalités qui n’y figuraient pas encore.
Antoine Lay pilotait les évolutions éventuelles qui pouvaient être réalisées pour ces nouveaux clients, de façon à enrichir l’outil. Il confrontait ces demandes avec Nicolas, qui était en charge du plan produit d’IOvision. La solution a évolué extrêmement rapidement pour s’enrichir de nombreuses fonctionnalités, répondant aux attentes de clients de toutes tailles et de secteurs d’activités variés.
Pour la phase d’implémentation, nous procédions par des réunions d’échanges, permettant de définir le paramétrage le plus approprié, notamment pour saisir des listes de valeurs variables dans l’outil. Puis, nous en venions à la formation et à l’assistance au démarrage. De beaux projets !
Quels types d’outils utilisaient les clients avant IOvision ?
La plupart du temps ils utilisaient Excel. Généralement ils n’avaient pas d’ERP avant IOvision. C’était donc un premier déploiement pour eux. Ils avaient atteint une taille critique les incitant à passer à une approche beaucoup plus performante de la gestion de leur activité.
Dans ce cas, la conduite du changement est une étape d’autant plus importante à mener. À quel point avez-vous senti l’importance de la présence d’une « équipe pilote » au sein de l’entreprise cliente ?
Le sponsor, c’est-à-dire la personne qui va porter le projet au sein des équipes du client, est très important. Parfois, les clients l’oublient, mais s’il n’y a pas de sponsor en interne, c’est très compliqué.
Les clients chez qui j’ai implémenté IOvision, et c’est aussi le cas pour les autres solutions de gestion, avaient toujours un sponsor, qui était présent lors des réunions. On voyait que les personnes qui avaient pris la décision de s’équiper du produit étaient vraiment impliquées, la réussite du projet leur tenait à coeur.
C’est primordial sur un tel projet, car il s’agit d’un choix stratégique. Le sujet ne concerne pas seulement la technique, il doit aussi y avoir une part d’humain, et c’est le sponsor en interne qui est le garant de cela. Il fait le lien entre les décideurs et les utilisateurs, ainsi qu’avec l’équipe projet et les utilisateurs clés.
Quels étaient les retours des clients à l’issu des périodes de formation ?
Dans cette dynamique de conduite du changement, l’accompagnement sous forme de formation est aussi un facteur de succès. Même si l’outil est accessible facilement, c’est une étape qui lance le projet et permettra de l’ancrer dans les usages.
Les retours sur les formations étaient positifs. Il y avait des formations à la mise en place de l’outil, et également à l’installation d’une nouvelle version. Parfois, l’outil était mis en place avec la version courante, et certaines évolutions demandées par le client n’étaient pas mises en place immédiatement. Donc il y avait des montées de version, ce qui donnait lieu à de nouvelles sessions de formations. En ce qui concerne l’outil directement, les retours étaient positifs également !
Quels sont les aspects positifs que vous trouvez à IOvision ?
Sa transversalité, ainsi que ses modules de suivi des temps et des projets, qui permettent de facturer précisément au temps réel passé sur chaque mission.
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Comment se préparer à l'intégration d'un nouveau progiciel de gestion intégrée ?
Si vous avez pour projet d’équiper le système d’information de votre organisation avec une solution de gestion intégrée, vous devez passer par certaines étapes préalables pour choisir au mieux votre nouvel outil.
IOvision, ERP pour une Société d'ingénierie internationale
" La transversalité d'IOvision, l’autonomie de gestion qu’il procure et le fait qu’il corresponde complètement aux besoins d’une société prestataire de services comme la nôtre en font un outil que je recommande. "