Rédiger le cahier des charges
Après avoir procédé à l’analyse de l’existant au sein de votre structure (cartographie des processus, documentation, organisation interne, système d’information), vous devez spécifier les besoins de votre entreprise et les fonctionnalités attendues dans votre future solution de gestion intégrée. La spécification de ces besoins doit aboutir à la proposition d’un cahier des charges à votre intégrateur ERP.
Recenser les besoins des futurs utilisateurs
À travers les différents services de votre organisation, les futurs utilisateurs de cette solution de gestion peuvent avoir des besoins métier particuliers en fonction de leurs missions. Il est essentiel de cerner ces besoins afin de les formaliser clairement. Cette étape présente deux avantages notoires :
- Vous mobilisez vos équipes autour du projet avant son déploiement, ce qui participe au management de la conduite du changement
- Vous gagnez du temps lors du processus de choix de votre nouvel outil
Le recensement des besoins participe à l’obtention de l’adhésion des futurs utilisateurs au nouvel outil.
Comment recenser ces besoins ?
Vous pouvez réunir les futurs utilisateurs pour analyser les avantages de ce projet. Il s’agit d’observer concrètement les effets de l’arrivée de ce nouvel outil au sein des différents services. Vous pouvez notamment vous interroger sur les problématiques suivantes :
- Combien de temps perdons-nous chaque mois à cause de l’absence de cet outil ?
- Combien de temps gagnerions-nous si nous avions une meilleure coordination entre notre service commercial et notre service production; entre notre service production et notre service financier ?
Une fois que vous avez relevé les attentes des différents métiers de votre entreprise, vous pouvez les valider, définissant ainsi les objectifs globaux de votre projet.
Valider les besoins fonctionnels
Selon la taille de votre structure, le niveau de précision de l’expression de vos besoins sera plus ou moins détaillé. Vous devez veiller à réunir les informations suivantes :
- La description des activités de votre entreprise, accompagnée des chiffres clés de votre activité (nombre d’employés, de transactions quotidiennes, d’implantations, etc)
- Les attentes principales liées à votre projet
- Les spécificités de votre entreprise par processus majeurs
Identifier les éventuels besoins futurs
S’assurer que votre nouvelle solution soit à l’épreuve du temps et des évolutions de votre entreprise est essentiel pour garantir sa durée de vie et optimiser votre investissement de départ. Vous devez donc anticiper ce que pourront être vos futurs besoins :
- Projetez-vous d’ouvrir de nouveaux sites sur le territoire national ?
- Votre entreprise a-t-elle pour vocation de s’internationaliser ?
- Avez-vous pour projet de développer de nouveaux produits ou services ?
De tels changements doivent être anticipés pour s’assurer que votre nouvel outil sache y répondre le moment venu.
Bien que l’on puisse être facilement tenté d’inscrire à cette liste tous les projets dont on rêve pour son organisation, il est important de hiérarchiser et de prioriser les besoins en fonction de leur degré d’importance.