Les projets informatiques dont
les clients parlent avec plaisir

Faciliter le partage d'informations internes avec un intranet personnalisé

Certains projets peuvent faire toute la différence dans l’amélioration de la productivité d’une entreprise, notamment quand il s’agit de structurer la manière dont les informations internes circulent. Pour répondre à cet objectif, l’intranet est souvent l’outil favorisé. La diffusion et l’échange de données centralisées faisant partie de son ADN, l’intranet permet de les homogénéiser et d’optimiser les processus de traitement et d’accès à cette information. Cela a pour effet de favoriser et d’améliorer la communication interne. Les intranets que nous développons sont, en effet, de véritables outils de communication interne, mais offrent aussi un potentiel de fonctionnalités transverses, qui génèrent une forte productivité.

Intranet et communication interne

 

Accessible partout, simple, interconnecté et mis à jour en temps réel

 
Un intranet se définit comme un réseau informatique privé, utilisant les mêmes protocoles qu’internet. Cela lui offre l’avantage d’être accessible depuis n’importe quel appareil disposant d’un navigateur et d’une connexion à internet. Ainsi, contrairement à un logiciel en « client dur », installé localement, l’accès à l’intranet ne dépend pas du système d’exploitation ou de l’appareil utilisé ; il est compatible avec chacun d’entre eux et accessible de partout. Pour rappel, un intranet est hébergé sur des serveurs, et non pas directement sur les postes de travail informatiques de l’entreprise.
 
La simplicité se doit d’être l’une des caractéristiques centrales d’un intranet. Il doit être facile à prendre en main, et ne pas nécessiter de période de formation pour adopter son fonctionnement. De plus, sa capacité à s’interfacer avec les outils déjà existants au sein de l’entreprise, permet aux collaborateurs de garder leurs habitudes de travail. Les informations et les échanges sont mis à jour en temps réel, favorisant la meilleure réactivité. Un fil d’actualité personnalisable est aussi « un plus » qui permet de visualiser chronologiquement tous ces échanges.

Un « réseau social » d’entreprise qui renforce une culture et un sentiment d'appartenance

 
Un intranet regroupe des pages et de multiples fonctionnalités avec lesquelles chaque collaborateur de l’entreprise peut interagir. Aujourd’hui, on parle de réseau social d’entreprise (RSE). Les collaborateurs, connectés les uns aux autres via cet intranet, renforcent leur relation de travail en équipe. Aussi, ils ne sont plus isolés des autres services ou départements, ce qui développe la culture d’entreprise. C’est d’autant plus le cas lorsque les collaborateurs de l’entreprise sont déployés sur plusieurs sites, ou sont en télétravail.
 
L’intranet permet également aux collaborateurs de partager leurs initiatives au sein de la vie de l’entreprise, de réagir aux réussites de leurs pairs ou encore d’organiser des événements internes. Son influence fédératrice améliore donc l’esprit communautaire, les conditions générales de travail et l’ambiance au sein de l’entreprise.
 
 

La personnalisation de l'outil offre de multiples fonctionnalités

 
Notre première mission est de proposer des solutions durables et personnalisées à nos clients, avant d’œuvrer à leur mise en place et à leur évolutivité. Pour y parvenir, nous les accompagnons dans la définition de leurs besoins, afin de déterminer ensemble les solutions les plus optimales, adaptées à leur structure et à leur activité. Notre expérience en termes de travail collaboratif en mode agile nous permet d’aborder chaque projet avec souplesse et réactivité ; ce sont les ingrédients grâce auxquels nous nous adaptons aux spécifiés de leur entreprise.
 
Dans cette dynamique, nous avons réalisé un intranet de ce type, pour l’un de nos clients ; un groupe qui possède plusieurs magasins, notamment à travers un réseau de franchisés et de succursales. Ce sont donc plusieurs centaines de salariés et de collaborateurs qui sont répartis sur le territoire national et à l’étranger. Pour faciliter la circulation et le partage de l’information au sein de ce grand réseau, nous avons mis en place un intranet adapté au fonctionnement interne du groupe et commun à chacun de ses magasins.
 
D’un point de vue communicationnel, le choix de l’intranet est particulièrement pertinent pour ce client, dont les collaborateurs et magasins sont épars géographiquement. Mais pour répondre à ses besoins spécifiques, nous y avons intégré plusieurs modules personnalisés.

Des modules métiers au sein de cet intranet

 

Le module magasin : toutes les infos pratiques

 
Le module magasin permet d’organiser le planning de la semaine propre à chaque magasin. Toutes les informations concernant leur localisation, le nombre de leurs employés, qui travaillera tel jour dans tel magasin, quels sont les franchisés ou les succursales… sont consultables. Le module permet aussi, par exemple, de savoir qui est responsable de l’ouverture et de la fermeture des magasins chaque jour.
 
Cet ensemble de fonctionnalités est accompagné d’un module maintenance, qui permet de gérer facilement l’entretien des magasins. Il a l’avantage de disposer d’une base de données de prestataires pour divers types de services. Par exemple, en cas de panne matérielle, le magasin peut faire une demande d’intervention via l’intranet. L’information est automatiquement expédiée par email au prestataire concerné par la nature de l’intervention. Les devis sont également gérés sur ce module, et les résultats des interventions y sont consultables.
 
 

Les modules Ressources Humaines, en lien avec la gestion de la paie et la formation

 
Le module Ressources Humaines recense tous les collaborateurs du groupe. Il permet notamment de gérer leurs absences et jours de congés. Nous avons interfacé le logiciel de paie de notre client avec l’intranet, afin que les informations du module RH y soient directement transmises. Le logiciel de paie peut ainsi prendre en compte ces éléments pour faciliter la gestion de cette paie.
 
Ce module est associé à un module formation, proposant des formations internes auxquelles les salariés peuvent s’inscrire. Ces formations sont présentées dans une liste, et sont accompagnées d’informations pratiques, telles que les dates de débuts des différentes sessions. Il est également possible d’y inscrire d’autres participants, qui recevront une notification sur leur agenda, une fois l’inscription validée.
Pour aller encore plus loin avec ce module, nous allons associer les besoins de formation des collaborateurs de notre client, aux futurs besoins de l’entreprise en termes de compétences et en lien avec le recrutement.

Le module service client : de la gestion des réclamations au sein d’une GED, à l’organisation des campagnes marketing

 
Les informations relatives aux réclamations sont récupérées par l’intranet, et peuvent ensuite être traitées. Elles apparaissent dans une liste, mettant en évidence le nombre de réclamations par magasins, celles qui ont été résolues et celles qui sont en attente de traitement.
 
Nous avons également intégré à cet intranet, un module de GED (Gestion Electronique des Documents), permettant d’y stocker des dossiers et des fichiers, avec un système de droits d’accès. Chaque collaborateur de l’entreprise peut éditer et partager des documents, des formulaires, des annuaires d’entreprise, des plannings et calendriers, nécessaires au suivi de la relation client. 
 
Dans le cadre de la recherche de nouveaux clients, nous avons enfin développé un module de gestion des campagnes marketing, qui permet de suivre et gérer leurs coûts et de calculer le budget optimal pour les réaliser.
 
Vous souhaitez équiper votre entreprise d’un intranet ? Nous sommes là pour identifier avec vous les objectifs et les différentes étapes de ce projet, afin de vous proposer les solutions fonctionnelles optimales. N’hésitez pas à nous contacter pour toute question sur la mise en place d’un intranet !

Le témoignage du développeur

J'accompagne depuis plusieurs années le client dans l'optimisation de ses process au travers d'un intranet. 
Lorsque nous travaillons avec les collaborateurs d'un service, nous discutons avec eux de la meilleure solution pour informatiser leur métier, tout en permettant d'en automatiser une partie. Le client a donc un outil au plus proche de ses besoins métiers et qui lui fait gagner du temps.
 
Nous mettons en place également des solutions pour que les collaborateurs puissent utiliser et échanger des informations entre les différents services.
C'est très enrichissant pour moi de travailler dans la réalisation d'un intranet, au vu de la diversité des métiers contenus dans les services de l'entreprise. Un climat de confiance s'est installé avec les collaborateurs du client et c'est agréable de travailler avec eux.
 
Jonathan - Chef de projet