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COMMENT RÉUSSIR VOTRE MIGRATION VERS UNE NOUVELLE SOLUTION DE GESTION (ERP) ?

Qu’il s’agisse de piloter vos projets, de mesurer la rentabilité de votre activité ou encore de gérer votre comptabilité ou vos Ressources Humaines, l’ERP (Entreprise Ressources Planning ou PGI, Progiciel de Gestion Intégré) est l’outil approprié, vous permettant d’accomplir ces tâches avec efficience. Que vous utilisiez déjà une solution de gestion au sein de votre entreprise et que les données de votre activité y soient déjà stockées, que vous travailliez avec différents logiciels selon les métiers ou que vous soyez sur le point de déployer votre premier ERP, vous allez devoir procéder à l’import des données existantes dans ce nouveau système.
 
Plusieurs éléments sont à anticiper pour réussir cette étape, de façon sûre et exhaustive. La migration est, en effet, un processus qui ne consiste pas uniquement à transférer vos données, mais aussi à gérer toutes les opérations de qualifications de celles-ci, de leur transformation et de leur chargement vers l’outil de destination.
 
 

Manager la conduite du changement

 
Cette étape intervient obligatoirement pour les entreprises qui s’apprêtent à déployer leur première solution de gestion, mais elle est aussi fondamentale dans un projet de migration. Un projet de ce type représente un certain investissement non négligeable en termes de temps et de budget. Il est donc important de s’assurer que l’outil sera accepté et utilisé comme il se doit par vos collaborateurs. En général, ces derniers ont leurs habitudes sur d’autres outils, et ce depuis plusieurs années ; Il est donc recommandé de : 
 
- Consulter vos collaborateurs en amont pour bien comprendre leurs process et leurs besoins.
 
- Les impliquer dans le projet, en leur demandant quels sont les outils qu’ils souhaiteraient voir interfacés avec la nouvelle solution de gestion.
 
- Leur présenter l’intérêt et les bénéfices qu’ils pourront tirer de son utilisation.
 
- Leur permettre de tester par eux-mêmes les fonctionnalités et l’ergonomie de l’ERP à travers un environnement de test.
 
- Communiquer sur les différentes étapes et sur une date de mise en œuvre finale auprès de l’ensemble de vos collaborateurs. Celle-ci doit prendre en compte les délais de préparation, de test et de déploiement.
 
- Prévoir un temps de formation des principaux utilisateurs et identifier des référents sur le sujet.
 
Il est important que les futurs utilisateurs finaux soient impliqués dans l’avancée du projet de déploiement, afin qu’ils soient rassurés sur leur capacité à s’approprier l’outil, mais aussi sur les avantages que ce dernier leur apportera dans leur travail.

Réussir la reprise de vos données

 
Pour bien démarrer votre projet de migration, il est indispensable de passer par l’étape de la reprise de vos données existantes, avant de les importer dans le nouvel outil. Vos données peuvent provenir de multiples sources et être stockées sur différents systèmes ou sur le cloud. Il est important de toutes les identifier, afin de ne pas en oublier lors de l’intégration.
 
Nous recommandons de réaliser une sauvegarde de vos données en amont des opérations de migration (votre prestataire vous le proposera). En cas de problème lors de son déroulement, vous seriez protégé contre tous risques de perte de données. Avant de lancer la migration finale, une vérification et un test de votre sauvegarde vous permettra d’aborder la suite du projet de façon sereine.
 
Ensuite, si vous décidez de réaliser cette migration seuls, vous devez choisir un outil pour la réaliser. Cela peut être un ETL (Extract Transform Load, permettant d'effectuer des synchronisations massives d'information d'une source de données vers une autre), voire un outil de base de données, ou encore Excel. Cet outil est le véhicule qui transportera vos données de l’ancien système jusqu’à votre nouvel ERP. Il vous faudra être vigilant sur les capacités d’interfaçage.
 
 

Les données concernées par la migration

 
Avant toute chose, vous devez trier vos données selon les catégories suivantes :
 
- Les données de structure : ce sont les informations permettant d’analyser la structure de votre entreprise, notamment sur le plan comptable. 
 
On y trouve par exemple la numérotation des pièces de gestion ou encore des éléments analytiques. La migration de cette catégorie de données est la plus simple, son volume étant relativement faible par rapport aux autres. Elles pourront même être saisies manuellement sur le nouvel ERP.
 
- Les données de référentiels : elles concernent les clients, les fournisseurs, les prospects, et tout agent interagissant avec l’entreprise.
 
Le fichier client fait partie des données de référentiels. Il est important de vérifier la fiabilité de ses informations, car celles-ci devront ensuite être reliées aux données de structure, qui peuvent elles-mêmes varier entre votre ancienne solution et la nouvelle. Cette démarche vous permettra ainsi d’éviter toute erreur d’interprétation de vos données par votre nouvel outil.
 
Les données de gestion : elles comportent les devis, factures, stocks, bons de commande et documentation concernant le fonctionnement quotidien de l’entreprise.
 
Devez-vous récupérer uniquement les données de vos projets en cours ? Avez-vous également besoin des données des années précédentes pour pouvoir les comparer avec vos données actuelles ? Il n’est pas toujours utile d’encombrer votre nouvel outil avec des données historiques, voire obsolètes.  Par exemple, conserver les profils de prospects qui ne répondent pas à vos sollicitations depuis plusieurs années ne présente que peu d’intérêt. Passer ces données en revue vous permettra de ne conserver que celles qui sont pertinentes pour votre activité. C’est l’occasion de faire un peu de tri !

Les étapes de la migration 

 
Comme nous l’avons souligné, vos données peuvent être préalablement stockées dans plusieurs systèmes différents, notamment celles qui appartiennent au fichier client. De plus, elles peuvent être très nombreuses. Pour ne pas s’y perdre, concentrez-vous sur celles qui sont essentielles au fonctionnement actuel de l’entreprise, avant de vous pencher sur les données plus anciennes.
 
- Le tri des données : Identifiez les factures payées, et celles qui restent à payer, les commandes passées, et celles qui ne l’ont pas encore été, les données relatives aux fournisseurs avec qui vous travaillez, et ceux avec qui nous ne travaillez plus, ainsi que les doublons à supprimer, et les données manquantes à ajouter.
 
- La vérification des sources des données : Généralement, le niveau de détail que votre nouvelle solution de gestion pourra offrir à vos données sera supérieur à celui de votre ancien outil.
 
Cependant, vos données actuelles ne disposent peut-être pas toutes d’autant de précision. Il faut donc s’assurer que le nouvel ERP puisse recevoir les anciennes données, malgré cette différence de précision. De plus, les anciennes données ne sont peut-être pas au format reconnu par le nouvel outil. Ainsi, cette étape concerne la vérification des capacités d’extraction et des formats acceptés. Dans ce cas, vous aurez besoin de retravailler certains fichiers ; mais rassurez-vous, beaucoup de choses peuvent être réalisées de façon automatique.
 
- L’importation des données dans l’ERP : C’est à cette étape que commence réellement la migration. 
 
En tant qu’éditeur de la solution de gestion IOvision, nous en sommes également l’intégrateur. Notre connaissance de l’outil nous permet de vous aider à mettre en place une base de test, afin de faire des essais pour repérer les éventuelles difficultés dans la migration, et les corriger.
 
- Le contrôle des données : Lors de cette dernière étape, il faut vérifier que toutes les données exportées soient arrivées – au bon endroit - dans la nouvelle solution.
 
Il faut donc comparer l’emplacement des données sur le nouvel ERP avec leur emplacement dans l’ancien. Pour cela, il suffit d’effectuer des recherches similaires sur les deux outils. Si les résultats sont en adéquation, cela signifie que l’importation s’est déroulée de façon conforme.

Pourquoi être accompagné par un intégrateur, ou mieux encore, par l’éditeur de la solution ?

 
Dans le cadre d’une assistance à la maîtrise d’ouvrage, un intégrateur pourra vous accompagner sur toutes ces étapes qui peuvent être longues et fastidieuses, et surtout qui demandent beaucoup de rigueur. Ce sont des missions que nous pratiquons chez IOcean depuis longtemps. Notre activité d’éditeur de solution de gestion nous donne une sensibilité aiguisée sur le sujet.
 
Et plus encore, en tant qu’éditeur de la solution de gestion IOvision, vous bénéficierez de notre connaissance parfaite de l’outil, si vous décidez de choisir celui-ci.
 
Nous saurons ainsi comment assurer l’intégration de vos données, tester chaque espace de migration, et parer aux fréquentes erreurs d’intégrations qui surviennent généralement lors des premiers essais. Nous pourrons résoudre les difficultés, à mesure qu’elles se présentent.
 
Cette réactivité vous permettra d’éviter tout dépassement dans les délais pour la mise en place de votre nouvelle solution, et donc d’éviter le dépassement de budget. En ce sens, nous vous aidons sur l’ensemble des étapes, sous couvert d’une planification rigoureuse de votre projet de migration.