INTRANET EN ENTREPRISE : QUELS SONT LES AVANTAGES ?

Dans la famille des outils d’échange et de travail collaboratif, l’intranet, apprécié pour sa facilité d’accès, est courant au sein des entreprises,. Il s’agit d’un réseau informatique privé, utilisant les mêmes protocoles qu’internet. On peut donc s’y connecter depuis n’importe quel appareil disposant d’un navigateur et d’une connexion à internet. Comment participe-t-il à l’amélioration des échanges, du bien-être et de la productivité au sein de votre entreprise ? 

Qu'est-ce que l'intranet dans une entreprise ?

 
Un intranet peut être vu comme un lieu, un endroit de l’entreprise, où ses membres se retrouvent pour se partager de l’information et accéder à des fonctionnalités relatives à la vie de l’entreprise. C’est un espace virtuel de travail collaboratif, dont l’accès est limité aux salariés de l’entreprise, garantissant ainsi sa sécurité et sa confidentialité.
 
 

Un outil de travail collaboratif

 
D’abord utilisé principalement comme un espace de stockage de données dans les années 1990 (un peu comme un cloud que l’on utilise pour le stockage), c’est aujourd’hui un véritable portail qui donne accès à des outils d’interaction favorisant les échanges et la connaissance de l’entreprise. Il propose en général :
 
- La publication des communications d’entreprise, sous forme d’articles, d’annonces internes, etc.
 
- L’organisation de réunions, virtuelles ou non, en utilisant les agendas (qui sont synchronisés sur l’outil). Vous savez immédiatement quels collaborateurs sont disponibles et à quel moment.
 
- Un système de messagerie interne pour communiquer de manière instantanée, sans passer par les e-mails.
 
- Il permet parfois aussi la saisie du temps de travail des collaborateurs, afin d’offrir aux managers une meilleure visibilité sur l’avancement des projets.
 
Et il peut être source de multiples fonctionnalités que vous trouverez pertinentes pour votre structure (horaires de magasins, paiement et réservation pour une cantine d’entreprise…)
En effet, l’intranet est composé d’un ensemble de pages et d’applications qui peuvent lui être rattachées, et qui sont hébergées sur des serveurs. Seuls les appareils admis au sein de l’intranet peuvent accéder à ces outils et données, grâce à un système d’authentification et de droits qui lui sont définis et paramétrés.

Quelles sont les fonctionnalités d'un intranet dans une entreprise ?

 
Un intranet peut fonctionner comme un Système d’Information d’entreprise ; c’est un outil qui est riche mais qui est généralement plus facile à personnaliser qu’un ERP (son périmètre étant différent). Les fonctionnalités dont il peut être équipé sont nombreuses, et s’adaptent selon les besoins que vous rencontrez. 
 
 

L’intranet fonctionne avec vos outils tiers

 
Intégré dans le fonctionnement de votre entreprise, l’intranet fonctionne avec les applications tierces qu’utilisent les différents services. Par exemple, lorsque votre service commercial utilise un outil de CRM (gestion de la relation client), celui-ci peut être relié à l’intranet et alimenter ce dernier sur une partie des informations nécessaires à d’autres collaborateurs. De même, d’autres services peuvent utiliser des applications de Google ou de Microsoft qui seront interfacées avec votre portail. 
 
L’intranet peut enfin, réunir tous ces outils, permettant leur accessibilité depuis un endroit unique. Vous pouvez donc utiliser chaque outil sans changer de plateforme, et ainsi accéder à chaque information plus rapidement.
 
 

Un assistant pour le service RH

 
Certaines entreprises intègrent à leur intranet un module fonctionnant comme un SIRH ; permettant ainsi de diffuser de l’information, d’en recueillir et de la conserver sur un espace en libre accès à chaque collaborateur. Vous pourrez ainsi répertorier les profils de chaque membre de votre entreprise. Toutes les informations qui concernent un collaborateur sont listées sur sa page personnelle. Il s’agit notamment des :
 
- Compétences et domaines d’expertise
- Formations réalisées et diplômes
- Qualifications
- Expériences précédentes
- Langues parlées
 
Que le collaborateur, comme le service RH peuvent compléter.
 
Votre service des Ressources Humaines aura donc une visibilité directe sur les compétences, savoirs et aptitudes de chacun. Cela est particulièrement intéressant dans les grandes entreprises, où les profils sont nombreux.
 
 

Stockez vos données en ligne

 
Le cloud permet à votre intranet de stocker vos données en ligne de manière sécurisée. Toute votre documentation peut y être conservée. Ainsi, pour certaines entreprises, l’intranet devient le lieu de la connaissance de l’entreprise, que vous pouvez parcourir au moyen d’un moteur de recherche intelligent.

Quel est l'intérêt d'un intranet ?

 
En quelle mesure l’intranet améliore les conditions de travail au sein de votre entreprise, ainsi que sa performance et l’engagement de vos collaborateurs ?
 
 

L’intranet favorise le télétravail

 
Nous l’avons précisé, l’intranet est un outil facile d’accès, du moment où l’on dispose d’un appareil connecté à internet ou au réseau mobile. Cela fait de lui un espace numérique que l’on peut emporter partout avec soi, un peu comme si vous déménagiez la salle de réunion de votre entreprise pour l’utiliser à votre convenance.
 
Vous gagnez donc en flexibilité, ce qui vous permet d’être bien plus souple dans la manière dont vous remplissez votre agenda.
 
 

L’intranet augmente l’engagement de vos équipes

 
Au-delà de la communication interne, l’intranet est pensé comme un réseau social d’entreprise et il produit les mêmes effets sur les individus qu’un réseau social ordinaire ; notamment la valorisation de l’estime de soi. Cette valorisation est générée par :
 
- La possibilité d’exprimer ses idées et sa créativité, à travers des articles et des publications.
 
- La reconnaissance que cela engendre, à travers les likes, les commentaires et les partages.
 
- L’espace social interactif, permettant de partager différents médias, comme des vidéos, des sondages, des quizz, etc.
 
Cette valorisation de l’estime de soi participe à l’engagement de vos collaborateurs dans les objectifs de l’entreprise, en créant une émulation collective qui renforce l’esprit d’équipe.

Comment mettre en place un intranet dans une entreprise ?

 
Que vous décidiez de créer vous-même votre propre intranet en interne, ou que vous passiez par un prestataire de services informatiques, certaines étapes sont immuables au processus.

Les questions à se poser en amont

 
- Pourquoi avez-vous besoin d’un intranet ? Évaluez les manques concernent les échanges et communications de votre entreprise à l’heure actuelle et identifiez les bénéfices que cet outil pourrait vous apporter. Ils seront plus nombreux si votre entreprise est composée de plusieurs services qui travaillent ensemble. 
 
- Développerez-vous votre outil en interne, avec votre DSI ou via un prestataire externe ? En interne, vous devrez choisir une équipe projet parmi vos collaborateurs pour coordonner l’avancée des différentes étapes de la production.
 
- Qui sera chargé de la maintenance de l’intranet ? Sera-t-elle réalisée par vos équipes informatiques ou par un prestataire ?
 
- Qui seront les utilisateurs ? Quels services l’utiliseront ? Vous définirez les outils et applications métiers que comportera l’intranet, en fonction de ses usagers.

La réalisation d’un prototype

 
Le prototype est un modèle de votre futur portail intranet, conçu selon les éléments que vous aurez décidés en amont. À cette étape, vous choisissez son nom de domaine, ses différentes rubriques, son arborescence, etc. Le prototype servira de guide de travail pour les développeurs.
 
 

Le développement de l’intranet

 
Une fois le prototype validé, le développement peut commencer. Chez IOcean, nous travaillons en mode agile pour la réalisation de nombreux projets, notamment des intranets. Cela signifie que nous validerons chaque étape avec vous, pour s’assurer que le travail effectué correspond aux besoins exprimés tout au long du processus, que nous pourrons réaliser les modifications nécessaires aux éventuels changements d’orientation que vous pourrez avoir et que nous pourrons anticiper les imprévus éventuels.
 
 

La formation des utilisateurs

 
Si l’outil développé sera ergonomique et pensé pour un parcours utilisateur intuitif ; pour familiariser vos équipes avec votre futur outil, notamment s’il comporte des modules complexes, il peut être intéressant de procéder à une formation en amont de la livraison, à partir des versions de test. Lorsque celui-ci sera opérationnel, vos collaborateurs pourront donc l’utiliser facilement et l’adopter directement.

Le savoir-faire d’IOcean

 
Nous vous accompagnons dans la modernisation digitale de votre organisation. Le déploiement d’un intranet est un investissement qui vous permettra de :
 
- Gagner en communication entre vos collaborateurs et services
 
- Mieux répondre à vos besoins métiers
 
- Être plus réactif et flexible
 
- Réduire vos coûts, grâce à des économies de ressources et une productivité augmentée