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COMMENT FACILITER L'ADOPTION D'UN NOUVEL OUTIL DIGITAL AU SEIN DE VOS ÉQUIPES ?

Investir dans un nouvel outil digital peut s’avérer conséquent en termes de temps et de ressources financières. Qu’il s’agisse d’un choix opérationnel, facilitant les processus de travail pour accomplir des tâches quotidiennes, ou d’un choix stratégique destiné à accélérer la croissance de votre entreprise, il est important que vos équipes internes s’approprient ce nouvel outil le plus tôt possible.
 
La conduite du changement est une étape primordiale en amont du déploiement d’un nouvel outil au sein de votre entreprise, car elle vous permet d’obtenir de meilleures garanties que ce dernier sera effectivement utilisé en interne.
 
 

Aborder la conduite du changement par la communication

 
Pour encourager vos collaborateurs à utiliser un nouvel outil, un travail d’argumentation, de pédagogie et de communication préalable doit être réalisé. L’objectif est de leur faire oublier leurs  précédentes habitudes de travail, souvent bien ancrées, en les convainquant de l’intérêt que présente ce changement. Cela doit leur permettre de mieux adhérer à la période durant laquelle ils vont devoir s’adapter et acquérir de nouvelles habitudes.
 
 

Interrogez vos collaborateurs sur leurs besoins, en amont de votre réflexion sur le choix du nouvel outil

 
Entretenez-vous avec vos collaborateurs pour identifier les problématiques qu’ils rencontrent quotidiennement. Cela vous permettra de savoir dans quelle mesure les outils existants leur apportent des contraintes et limitent le potentiel de productivité de vos équipes.
 
Vous découvrirez également leurs attentes quant à l’introduction d’une nouvelle solution au sein de leur service.
 
Faites un état des lieux en retenant les questions suivantes :
 
-  Quels sont les outils qu’ils utilisent actuellement ?
 
-  Rencontrent-ils des difficultés à les utiliser ?
 
-  Quelle est la nature de ces difficultés ? D’ordre fonctionnel ou ergonomique ?
 
-  Estiment-ils que les outils utilisés sont suffisamment adaptés à leurs missions ? Sont-ils suffisamment efficaces, puissants ?
 
-  Globalement, quel est leur niveau de satisfaction vis-à-vis de ces outils ?
 
-  De quel ordre voient-ils leur productivité progresser avec l’utilisation d’une nouvelle solution ?

Communiquez sur la valeur ajoutée de votre nouvel outil

 
Après avoir choisi votre nouvelle solution, et en amont de sa mise en place, il est recommandé de communiquer sur les intérêts que présente ce choix auprès de vos équipes. Soyez transparent, n’hésitez pas à indiquer aussi les limites que vous y voyez, en expliquant pourquoi celles-ci ne sont pas un frein.
 
Lors de cette étape, vous avez l’opportunité de donner à vos collaborateurs une bonne image de ce nouvel outil. Cette première impression aura un impact positif sur l’accueil qu’ils lui donneront et l’usage qu’ils en feront par la suite.
 
Vous pouvez notamment leur présenter :
 
-  Son but premier, à quel besoin il doit répondre
 
-  Son fonctionnement, ses modules, les fonctionnalités que l’outil précédent n’avait pas
 
-  La valeur ajoutée dont il fera bénéficier vos équipes
 
- De quelle façon il s’intégrera dans votre système d’information, avec quels autres outils il sera potentiellement interfacé
 
À mesure que vous leur présentez la nouvelle solution, soyez attentif aux réactions de vos collaborateurs et aux émotions qu’ils expriment face au changement.
 
-  Sont-ils enthousiastes à l’égard de votre présentation ?
 
-  Ont-ils l’air d’avoir des craintes sur certains aspects ?
 
Le fait de recueillir ces réactions vous permettra d’identifier les points sensibles, et donc les éléments que vous devrez mettre en avant lors de la période de formation dédiée à l’outil, afin de leur en faciliter l’appropriation.

Favoriser l’entraide et le partage des connaissances

 
C’est en pratiquant l’outil que vos équipes s’en approprieront l’usage et développeront de nouvelles habitudes de travail. Pour aborder cette pratique, l’entraide est efficace. Elle permet d’animer votre entreprise autour de la prise en main de l’outil, générant une émulation positive qui doit faciliter l’adhésion de chacun.
 
 

Impliquez les managers et utilisateurs clés

 
Lors de votre état des lieux sur les besoins de vos équipes, vous avez peut-être identifié certains collaborateurs qui étaient déjà convaincus par l’intérêt de changer d’outil et qui sont à l’aise avec l’utilisation du type d’outil que vous avez choisi.
 
Il est essentiel que ces collaborateurs soient bien intégrés à vos équipes, car ils joueront le rôle d’ambassadeur auprès des autres. Grâce à leur expérience au sein de leur service, ils sauront :
 
-  Convaincre vos équipes des avantages liées à l’utilisation de la nouvelle solution
 
-  Leur porter assistance à propos de son fonctionnement.
 
Afin de montrer l’exemple, les managers doivent également utiliser l’outil et promouvoir ses nouvelles fonctionnalités.
 
La participation à la recette de l’outil, avant sa mise en production définitive, pour ces utilisateurs clés est également recommandée. Elle permet de recueillir directement les retours d’utilisation en interne. Vos équipes se sentiront davantage écoutées, avec un réel sentiment d’inclusion au sein du projet.
 
 

Établissez une période de formation

 
Pour s’assurer que vos équipes maîtrisent rapidement les processus et les fonctionnalités de votre nouvel outil, ainsi que pour rassurer vos collaborateurs qui se sentent moins à l’aise avec les nouvelles plateformes, il est important de mettre en place un programme de formation
 
Ce programme peut comporter :
 
-  Une charte d’utilisation de l’outil, définissant son cadre d’utilisation
 
-  Un guide de bonnes pratiques, présentant des méthodes de sécurité liées à l’utilisation et à la sauvegarde des données au sein de l’outil
 
-  Un atelier de prise en main de l’outil, animé par les utilisateurs clés et / ou les managers
 
-  Des tutoriels vidéo, mis à disposition et consultables à tout moment par les utilisateurs
 
Les Ressources Humaines peuvent être sollicitées pour jouer un rôle de conseil lors de cette période de transition. Elles participent à son organisation, et pourront éventuellement établir des questionnaires de satisfaction, qui seront révélateurs du ressenti des utilisateurs.
 
Il est enfin fondamental de faire un bilan lié à ce changement quelques mois après son introduction. C’est l’occasion de rappeler les éventuelles difficultés rencontrées et les contraintes existantes, qui vont rassurer les équipes sur un ressenti qu’elles ont peut-être vécu. Mais c’est surtout le moment de montrer les avancées qui ont pu avoir lieu et la satisfaction que tout le monde peut tirer de ce changement. Cela met en avant l’aspect innovant de votre société et génère une certaine fierté, pour tous, d’avoir progressé.
 
Au-delà des améliorations techniques ou de processus, un nouvel outil digital, c’est aussi une nouvelle impulsion qui porte l’entreprise.